「社内マニュアルを書いてほしいといわれたけれど、何に気を付けるべきか分からない」
「マニュアルってどんなことを書けばいいんだろう」
急にマニュアルを書いてほしいと任されたものの、どうやって書けばいいか分からない方は多いと思います。
新人の方にとって、マニュアルは自分の業務手順を明確化してくれるありがたいものです。
とはいえ、マニュアルを１から作るのはやはり難しいですよね。
そのため、本記事ではどのようなことに気を付けてマニュアルを作成すべきか、具体的な失敗事例を交えながら解説していきます。
□マニュアル作成のよくある失敗と対策
マニュアル作成時に犯しがちな失敗と、その対処法についてまとめていきます。
＊良くない例１：マニュアルに書かれている目標が曖昧である
はじめて業務に取り組む新人さんは、なにが良い仕事なのか分かりません。
そのため、到達目標をできるだけ具体的にすることが重要です。
目標が不明確なままだと、新人さんは何ができるようになれば良いのか分からず、また、現在どれくらい仕事ができているのか分かりません。
仕事をする人が達成感を味わえるように、目標は具体的に定めましょう。
＊良くない例２：マニュアルの内容が間違っている
マニュアルの業務の内容が正しくない、もしくは間違った認識の下で書かれている、という事態は避けなければなりません。
しかし、マニュアルを作る時に自分の経験や考えを交えることもある程度必要です。
そこで、周囲の人からヒアリングを行い、マニュアルの内容が一人歩きしないようにすることをお勧めします。
業務の内容や方針について、関係者や責任者から意見をもらい、マニュアルがたくさんの人に理解してもらえるような客観性のあるものにしましょう。
＊良くない例３：判断基準が曖昧である
先ほども述べましたが、初めて仕事をする人は業務について分からないことだらけです。
業務内容についての記載が曖昧で、5W1Hがはっきりしていない場合、せっかくマニュアルがあっても新人さんは業務について結局わからないままで行動しなければなりません。
そこで、業務の重要性や重視すべきポイントがある場合は明記しておくことが大切だと思います。
□おわりに
マニュアルを作成する上で、気を付けるべき点をよくある失敗例と共に解説しました。
自分が新人だったころを思い出し、初めて仕事をする人にとって何が重要か考えてあげることが重要です。
また、弊社ではマニュアルをはじめとした冊子の印刷を承っております。
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