「はじめて新人マニュアルを書くことになったけれど、どんなことに気を付けるべきか分からない。」
「どうすればわかりやすい社内マニュアルが作れるんだろう。」
こんな悩みを抱えていらっしゃる方はいませんか？
確かに、マニュアルを初めて作成するときは、右も左も分からず迷いながら書いてしまうのではないでしょうか。
その結果、情報が多すぎて分かりにくい、伝えたいことがうまく伝わらないマニュアルになってしまうことがあります。
初めて業務に取り組む人にとって、マニュアルは何をすべきか、何に気を付ければよいか、を教えてくれる非常にありがたいものです。
気を付けるべきポイントをしっかりとおさえ、分かりやすいマニュアル作りを目指しましょう。
今回はマニュアル作成のポイントをお伝えします。
□マニュアル作成でおさえるべきポイント
実際のマニュアル作成段階において、何に気を付けるべきかを列挙していきます。
＊内容がすぐに伝わる主題にする
マニュアルに目次を付ける場合、読み手が欲している情報をすぐに探せるように、主題・タイトルは簡潔なものにしておくとよいでしょう。
また、目次は関連のあるテーマ毎にまとまっていると、読み手は全体の内容を見通しやすくなります。
＊手順を示す内容についてはフローチャートを用いる
作業や業務手順を示す際は、時系列を意識しましょう。
１、２、３、などの番号を振ることも良いですが、フローチャートの形でまとめておくと非常に分かりやすいでしょう。
業務フローが分かりやすければ、次に何をやるべきか明確化されます。
＊業務マニュアルの運用やフィードバックをしっかりと行う
どうしても作成者の主観がマニュアルに入ってしまいがちです。
そのため、同僚や先輩に見てもらう、新人さんに実際に業務に取り組んでもらうなど、マニュアルのわかりやすさ、不備がないかを他者に確認してもらうことが重要です。
マニュアルはたくさんの人が参考にするものですから、客観性がとても大事です。
客観的な意見を取り込み、さらに精度の高いマニュアル作りを目指しましょう。
□終わりに
マニュアルを作成する上で重要となるポイントについてまとめました。
重要視すべきポイントはたくさんありますが、読み手の新人さんのことを第一に考えて執筆することが最も大事なことでしょう。
弊社では、マニュアルなどの冊子の印刷を承っております。
製本や印刷に関して、分からないことがある方は、お気軽にご相談ください。
