会社に勤めていらっしゃる方であれば、一度は社外に向けた報告書を書いた経験がある人もいるのではないでしょうか。
社外文書は、基本的に顧客や取引先の方が目にするものですから、言葉選びや表現は慎重にしなければいけません。
また、社外文書と一口にいっても、その種類は多岐にわたります。
その種類の違いによって、書き方や文章形式が大きく異なってくるため、注意が必要です。
そこで、この記事では、社外文書の違いや種類を解説していきたいと思います。
□各種報告書の特徴
社外文書の種類や特徴、書き方の注意点をまとめていきます。
＊通知書
社外の方向けに通知を行う文書が通知書です。
一社員としてではなく、会社として公式な文書として正式に通知します。
そのため、会社内での認識をあらかじめ統一し、正確な内容を伝える必要があります。
日時や金額などの内容を含んでいる場合は、記入間違いがないように細心の注意を払いましょう。
＊依頼状
取引先に対して何かお願い事をするための文書です。
頼みたいことを誤解されないように正確に伝え、依頼を承諾してもらえるように誠実かつ謙虚な姿勢を示すことが重要です。
一方的なお願いにならないよう、配慮した内容も含んでいるとなおよいでしょう。
そのためにも、依頼をする背景や事情を簡潔に記しておくとよいのではないでしょうか。
＊お詫び状・謝罪文
取引先や顧客に向けて、何か問題が発生した際に送るお詫びの内容の文書です。
いくら注意をしていても、人間だれしもミスを犯してしまうものですから、失敗をしたときには丁寧で誠実な姿勢を示し、すぐに謝罪することが大切です。
お詫びを内容を記した文書には、正確な事実関係と再発防止策を明記しておきましょう。
顧客や取引の相手方も、同じ問題が以後発生しないのであれば、以後も取引を続け、関係を継続していきたいと考えているはずです。
□おわりに
社外向けの文書に関して、いくつか例を示し、その特徴をまとめました。
一人の人間としてではなく、会社の看板を背負って顧客や取引先に意思を伝えるという点
ではどの形式も共通しています。
相手方に不快な思いをさせたり、不信感を抱かれるようなことが無いように注意することが非常に重要です。
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