「文章が苦手だから、報告書を書くのが辛い。」
このように、文章を書くのが苦手で悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
しかし、仕事をする中で報告書を書く機会はあります。
そこで、分かりやすい報告書にするための文章の書き方についてご説明します。
□「伝えたい一文」をはじめに書く
分かりやすい文章を書くために、伝えたい内容、つまり結論を文のはじめに書きましょう。
伝えたいことを後に回すと、何が言いたいか伝わりにくい文章になってしまう可能性があります。
□一文で伝えることは1つに
1つの文で伝える情報は1つするよう心がけましょう。
1つの文を短くすることで、重要な情報が伝わりやすくなります。
例えば、本来は逆説の意味である「が」を使って、無理につながっている文章は理解しにくいです。
「が」で繋げている部分を2つの文に分割して、「しかし」という接続詞を補うと読みやすいです。
□敬語や遠回しな表現
報告書のようなビジネス文書で使う文章では、敬語の多用や遠回しな表現は控えるようにしましょう。
文章の中で敬語や遠回しな表現を用いるのは日本人の特徴の一つかもしれません。
しかし、これらを多用すると何を言っているのか分からない文章になります。
敬語を使うときにありがちなのが、「いただく」の多用です。
実際に「いただく」を使いすぎて不自然になっている文章を書いたことがある人もいらっしゃるかもしれません。
そうならないために、余計な「いただく」を取り除いて文章を整理しましょう。
□違和感のない文章
＊主語と述語の関係
主語と述語が正しく対応していないと、違和感が生まれてしまい、文章を正しく理解してもらえません。
文章が長いと、このようなミスが発生しがちです。
主語と述語の対応に注意するだけでなく、文章を短くするように工夫しましょう。
＊表現の繰り返し
同じ表現が何度も繰り返されていると、読み手は違和感を抱きます。
文章を書いているときに同じ表現を書いてしまったら、別の表現に置き換えられないか考えてみましょう。
□論理的な文章
読み手に正しく意味を伝えるには、論理的な文章を書く必要があります。
そのために、書いた後少し時間をあけて、文章を読み返してみましょう。
書いていたときに気付かなかった簡単なミスも客観的に読むことで気付きやすくなります。
報告書では相手に伝わる文章を書くことが重要です。
特に社外に向けた報告書を作成する時には、誤解が生まれないよう分かりやすい文章を書く必要があります。
報告書を作成する時にはぜひ今回の内容を参考にしてみてください。
