報告書の中には、経緯報告書と呼ばれるものがあります。
企業に就職すると、社外に経緯報告書を書く機会もあるでしょう。
ここでは、この経緯報告書の構成とポイントをご紹介します。
□経緯報告書とは？
経緯報告書とは進行中のプロジェクトや事案の進捗状況を報告するビジネス文書です。
またトラブルが発生したときの対応についても報告します。
□社外向け経緯報告書の構成
次の3つの項目を書いておくと、より良い経緯報告書に仕上がります。
＊進捗状況
まず経緯報告書の結論にあたる「プロジェクトの進捗状況」を簡潔に書きましょう。
計画に修正が必要な場合や、トラブルが発生している場合は、原因と対策の方針について書くと更に良いかもしれません。
＊進捗状況の判断理由
最初にスケジュールと達成状況を時系列で記載しておきましょう。
スケジュールと達成状況に差が生じている点は、社内外の関係者に事実を確認して、原因を調べます。
＊トラブルへの考察や対策
プロジェクトに修正が必要になった場合やトラブルが発生した場合は、トラブルについての考察やこれからの対策についても書くと良いでしょう。
□社外向け経緯報告書のポイント
＊分かりやすく読みやすく
読み手に伝える目的がある報告書は、簡潔に分かりやすく書きましょう。
長々と書いてしまうと、読み手に最も伝えたいことが伝わりません。
具体的には、5W1H「いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように」を意識すると分かりやすい文章が作成できます。
また、内容を項目ごとに分けるとより読みやすいです。
＊誰にでも通じる言葉を使う
社外向け経緯報告書を書く時は、社内でしか通じない言葉の使用は避けます。
相手に伝えることを意識して、言葉を選びましょう。
＊客観的事実を正しく報告
経緯報告書を書く時は、読み手に客観的な事実を正しく伝えることが重要です。
主観や憶測で報告書を書かないように注意が必要です。
また、経緯報告書で嘘をついたり、勝手な判断で情報を伝えなかったりしてはいけません。
読み手の間に誤解が生まれないように、言葉遣いにも気を付けましょう。
ただし社外向けの報告書なので、その内容は顧客との関係も考慮する必要があります。
経緯報告書を書く時は、相手に伝わるように様々な注意点があります。
なかでも社外向けの経緯報告書は企業の公式文書となるので、作成する時はさらに気を遣う必要があります。
社外向けの経緯報告書を書く時は、今回ご紹介した3つの項目を盛り込み、ポイントを押さえましょう。
