社外に向けた報告書の中には、「月に1回」のように定期的に作成しなくてはいけないものもあります。
もし、この定期報告書を今より早く書けるようになったら、大幅に作業時間を削減できます。
そこで今回は、定期報告書の作成を簡単にする方法をご紹介します。
□テンプレートの使用
書式やスタイルを定めたテンプレートを使うことで、定期報告書以外の報告書の作成も簡単にできます。
テンプレートがあれば、報告書を1から作る必要がありません。
このように報告書の作成にかかる時間を減らせるので、テンプレートがない場合は、多少時間がかかってもあらかじめ作成しておくことをおすすめします。
□最初に目次を書く
定期報告書を書く時は、まず目次を決めましょう。
目次、つまりどこに何を書くかを先に決めておけば、次回以降の報告書を作成する時は内容を書くだけでよくなります。
また、このように報告書の目次が統一されていると、顧客も内容を把握しやすいです。
報告書の目次は大まかに、「はじめに」「結果の概要」「結果の詳細」「おわりに」の4つに分けられます。
「結果の概要」と「結果の詳細」は必要に応じてさらに分けると良いでしょう。
□提出後すぐ次の報告書を少し書く
「今回の報告書をなんとか仕上げることができた。」
このように満足して他の業務に入る前に、次回の報告書の中で書けるところはこの段階で書いてしまいましょう。
書けないところは空白にしておけば、結果がでた後にその空白を埋める作業に集中できます。
例えば、今回の報告書の「おわりに」に、次回までにどういったアプローチをするかを書いたとします。
この場合、今回の報告書が完成した時点で、次回の報告書の「はじめに」に「こんなアプローチをとりました」と書いてしまえるのです。
このように、前回の報告書の内容を覚えているうちに次のものを作成し始めると時間を短縮できます。
□複数回会議する
報告書提出までの間に複数回会議をして、そこで顧客に報告する「結果」を確認します。
中間結果を報告書に記載しておき、最後の結果を報告書の空白に当てはめることで、充実した報告書を少ない作業時間で簡単に作成できます。
以上、社外向けの定期報告書の作成を早くするための方法についてご説明しました。
報告書の作成時間を減らすことで、提出する前に間違いがないか入念にチェックする時間も確保できます。
効率よく報告書を作成することは、質の高い報告書をつくることにも繋がります。
定期報告書を作成する際は、今回ご紹介した方法を試してみてはいかがでしょうか。
