社内マニュアルの作成には、まずは計画をきちんと立ててから始めることが大切です。
前回のブログでは、作成手順の初めの段階として「範囲を決めること」と「マニュアルの仕様とスケジュールを決めること」についてお話ししました。
そこでこの記事では、その次の段階にはどのような手順で作成を進めていけばよいかについて解説していきます。
□情報収集をする
社内の業務資料を回収したり、業務経験者から聞き取りを行なったりして、情報収集をしましょう。
普段行なっている業務であっても、いざマニュアル化するとなると意外にも表現が難しいものです。
そのため、この情報収集の段階は非常に重要です。
ポイントとしては、日頃から何らかの形で業務内容を記録しておき、必要な時に見ることができるようにしておくことが大切です。
マニュアルをアウトソースで作成する場合であっても、業務内容を伝えることが必要であるため、記録しておくことは無駄にはなりません。
資料が全くないような場合には、業務経験者に業務を再現してもらうことで情報を収集しましょう。
そこで集めた情報を記録し、不明な点はなくしておくようにしましょう。
このように業務には携わっていない人があえて記録することで、効率よくマニュアル作りを進めることができます。
□やるべきことことをリストアップする
情報の収集が終わったら、次はその情報をもとに社内でやるべきことをリストアップします。
この段階で明確にやるべきことを意識しておくことで、以後の作業を円滑に進めることができます。
□時系列をもとに記載事項を並べる
やるべきことをリストアップした後には、それらを時系列に沿って並び替えます。
社内マニュアルは、仕事の流れで書くと分かりやすくなるため、時系列で並べ、さらに担当者ごとの仕事と並べていきます。
まずは仕事の流れの大きな枠組みを作り、そこに上記の段階でリストアップした情報をあてはめていきましょう。
□最後に
社内マニュアルの作成の手順のうち、計画段階の次にはどのようなことをしていけばよいのかについて解説していました。
「情報収集」をして、「やるべきことのリストアップ」、そして「リストアップしたものの時系列での並び替え」を行うと良いでしょう。
社内マニュアルの作成において、計画段階を終えたら、今回ご紹介したような手順で作成を進めてみてくださいね。
今回の内容が、社内マニュアルを作成しようとしている方にとって参考になれれば幸いです。
