「学校の年次報告書を作成しないといけない。」
「会社の関係者への報告書をまとめなければならない。」
みなさんの中に、このような方はいらっしゃいませんか？
報告書を書くにあたって、その書き方がいまいち分からない、という方も多いことでしょう。
報告書の書き方をしっかりと分かっておくことで、より良い報告書が作成できます。
そこで今回は、報告書の作り方についてそのポイントとともにご紹介していきます。
□全体的な構成
報告書では、全体的な構成にこだわることが大切です。
この際の注意点は、報告書は「表題」、「内容要旨」、「詳細内容」の三つで構成されているということです。
それぞれについて簡単に説明すると、「表題」が「内容要旨」をまとめるもの、「内容要旨」が「詳細内容」をまとめるものであるという構造です。
この構造を理解した上で、詳細内容から順番に書いていくと、最初から順に書いていくよりも楽に書くことができます。
□基本事項をまとめる
報告書は業務の結果を伝えるものであるため、業務内容がどのようなものであったかという基本事項を書く必要があります。
基本事項とは、報告する必要がある業務結果に関わる客観的な事実のことを指します。
例えば、出張の場合にはその出張が何のためのもので、どこで誰と会い、また誰が行ったのか、などを正確に記載してまとめる必要があります。
この基本事項がなくては、何のための報告書であるのかが分からないので、必ずこれを報告書の中には記載するようにしましょう。
□提出する相手を明確にする
報告書を渡す相手が誰であるのかをはっきりさせておくことも大切です。
理由は、報告書を誰が読むかによって報告書をどう書くかも大きく変わってくるからです。
渡す相手に応じた報告書を書くことで、読み手にとって効果的に仕上げることができます。
＊社長や役員に渡す場合
相手が会社の社長や役員の方であるならば、報告書はできる限りシンプルに仕上げることが大切です。
社長や役員はやるべきことが多いという可能性がありますので、部下が作成した報告書に多くの時間を割くことはできません。
そのため、できる限り報告書はシンプルにしておくことが大切です。
□最後に
報告書の作り方に関して、注意点などを交えながら紹介してきました。
社会人の方であれば、報告書を書く機会がいつか訪れるでしょう。
報告書を書く際には、ぜひこのブログを参考にして、分かりやすい報告書を作成してみてくださいね。
