社会人の方であれば、業務内容を報告する際に報告書を書く必要がある時があるかもしれません。
「どのように報告書を書いたらいいか分からない」、「書く際のポイントを知りたい」とお考えの方も多くいらっしゃることでしょう。
そこでこの記事では、前回のブログに続いて報告書はどのようにして作るか、どのような点に気を付けて書けば良いか、について解説していきます。
□報告書での所感の書き方
報告書には所感を書く箇所がありますよね。
しかし、この所感の書き方に悩む方も多くいらっしゃるのではないでしょうか？
所感とは、いわゆる感想のことです。
つまり、所感には報告すべき内容についての意見や感想を書くと良いでしょう。
この箇所には、感想に加えて報告する必要がある業務を通して学習したことや気づいたことなども書きます。
さらに、これらの感想や学びをどのように仕事に役立てるかについてまで言及していれば、読み手が納得するような所感を作ることができます。
つまり、所感は単なる感想文というわけではなく、あくまで仕事に関連するものであるため、仕事につながる意見にまで言及することが大切です。
□書く際の注意点
報告書は業務の内容を正確に伝える必要があります。
そのため、報告書の内容に抜けがあると報告書としては意味がなくなってしまいます。
＊数字の漏れをなくす
報告書には多くの数字を使うと思います。
金額や日時、時期、数量などの数字の抜けがないようにしましょう。
＊固有名詞の漏れをなくす
固有名詞も報告書に多く書かれます。
商品名や場所、名前などの固有名詞に抜けがないか注意しましょう。
＊相手の意思の欠落をなくす
報告書では、相手の意思を書くことが多くあります。
例えば、「反対」なのか「賛成」なのか、「契約する」のか「契約しない」のか、こうした意思についてもきちんと漏れなく報告するようにしましょう。
□内容に誤りがないかに注意
内容に誤りのある報告書を提出すると、意味がないだけでなく会社の今後の動きが変わってくる可能性がありますので、事実確認は入念に行いましょう。
メモを取ったり、重要な点を目立つようにチェックしたり、という工夫をして間違いのないようにすることが大切です。
□最後に
前回のブログに続いて報告書はどのようにして作るか、どのような点に気を付けて書けば良いかについて解説してきました。
報告書は正しく簡潔に分かりやすく書く必要があります。
報告書を書く必要がある時には、ぜひこの記事の内容を参考にしてみてくださいね。
