上司から急に社内マニュアルを作るように依頼された経験をお持ちの方はおられないでしょうか？
社内マニュアルは社内での業務の標準化や品質管理のために作られるものですが、どのように作るかが分からずに困ってしまう方も多くいらっしゃると思います。
そこでこの記事から3回に分けて、社内マニュアルの作り方について解説していきます。
□社内マニュアルの範囲を決める
社内マニュアルを作成するとなった場合、まずどこまでの範囲で書くかを決定する必要があります。
社内マニュアルで扱う範囲を決めてから作成することで、一貫した内容のものを作れます。
例えば「商品を売りたい」という場合に、ターゲットとなる人を決めてから商品を作ると思います。
そうすることで、ターゲットを明確に意識して商品の製作を行うことができ、ターゲットが望むような商品を作りやすくなります。
社内マニュアルも同じように、ターゲットを意識することが大切です。
＊具体的にはどうやって決める？
それでは、どのようにして範囲を決定すれば良いのでしょうか？
範囲を決定する際には、どのような社内マニュアルにするのかを意識することが大切です。
具体的には、「どの担当者に読んでもらうものなのか」「いつのタイミングにする業務についてなのか」「何の業務に関する内容か」などを決めます。
□社内マニュアルの仕様やスケジュールを決める
社内マニュアルを企画する段階では、仕様やスケジュールをあらかじめ決めておくことが大切です。
例えば、「想定する読み手のスキルレベルはどの程度か」「社内マニュアルは組織内で作るのか、それともアウトソースで作るのか」「業務で必要なスキルは何か」などといったものを決めます。
また、スケジュールに関しては、「本業と並行するために1日15分の時間を製作にあてる」や「いつまでに作り終える」などといったことを決めておきます。
このように社内マニュアルの仕様やスケジュールをあらかじめ決めておくことで、読み手が読む量を減らすことができたり、メリハリを持って製作にあたることができるため、効率よくマニュアルを製作できるでしょう。
□最後に
社内マニュアルの作成に際して、計画段階で何をすれば良いのかについて解説してきました。
あらかじめ綿密な計画を立ててから行うのと、そうでないのとでは出来栄えが大きく変わってきます。
社内マニュアルも同様に前もって計画を立てるところから始めることで、効率よく完成度の高いマニュアルを作ることができます。
ぜひ参考にしてみてください。
