会社勤めをしている方であれば、報告書を書かなくてはならない機会もあることでしょう。
上司や関係者に業務内容を伝えるために報告書を書く必要があります。
報告書の作り方を正しく知っておくことで、読む人にとって分かりやすい報告書を作成できるでしょう。
この記事では、前回のブログに続いて報告書の作り方について解説していきます。
□説明文（詳細内容）の構成
前回のブログでは全体構成について解説しました。
今回は、詳細内容の部分の作り方について説明いたします。
詳細部分は、「見出し」、「小見出し」、「説明文」の三つから成る三層構造をしています。
これらそれぞれについて簡単に説明すると、「見出し」は「小見出し」をまとめる役割をし、「小見出し」は「説明文」をまとめる役割をします。
この場合にも、頭から順番に書いていくよりも説明文から遡って書いていく方が、効率よく書いていくことができます。
□簡潔さを意識
報告書は業務の結果を上司や関係者に伝えることが目的なので、冗長な文章で書き綴るよりも、事実をきちんと伝えることができる表現で端的に伝えることが大切です。
読み手を考慮すると、簡潔に整理された文章の方が伝えるべき内容を分かりやすく正確に伝えることができるからです。
また、簡潔に文章をまとめるためには図や表を使ったり、文章中に太文字やかっこなどを効果的に使ったりするのがおすすめです。
＊「ですます調」なのか「である調」なのかを統一する
文章を書く上での基本ではありますが、「ですます調」と「である調」が混ざっているような文章は、読みにくく分かりにくい文章となってしまいます。
読む相手への気遣いとして、「ですます調」にするのか「である調」にするのかを統一しましょう。
＊文字量を意識する
文字量を意識した上で報告書を作ると効果的な報告書を書けます。
例えば、一言で報告をする場合には50字程度、簡潔に1分程度で報告する場合には200字程度でまとめるのが良いです。
また、一般的には報告書を作成する時には、A4用紙1枚に要旨を、2～3枚程度に詳細内容を書くのが良い分量であるようです。
□最後に
前回のブログに続いて、報告書の作り方について解説してきました。
報告書を書く際には、正確な内容を簡潔に分かりやすく読む人に伝えることを意識しましょう。
報告書を書く必要があるような際には、ぜひこの記事を参考にしていただき、簡潔かつ分かりやすい報告書を書いてみてくださいね。
