「社内マニュアルの作り方が知りたい」
「どのような手順で作成すれば良いのだろうか」
このようにお悩みの方はいらっしゃいませんか。
今回は、社内マニュアルを作成する際の基本的な手順について紹介します。
□社内マニュアルとは
業務をするうえで必要となる知識や業務に関する詳細な内容をまとめたものを社内マニュアルと言います。
社内マニュアルは、業務を始めて間もないような新人でも滞りなく業務を進められるように、業務に必要な情報が全て書かれている必要があります。
また、単に業務に関する情報を書き連ねるのではなく、5W1Hについて意識されたものが望ましいでしょう。
具体的には、
・誰が（業務に関わる人間はだれか）
・いつ（いつまでに業務を終える必要があるのか）
・何を（何の業務をするのか）
・どこで（業務に関わる場所はどこか）
・どれを（業務で何を使うのか）
・どのように（どうやって業務を行うのか）
この内容を明らかにして作成することを心がけましょう。
□範囲と目次を決定する
良いマニュアルは業務の全体像が見て取れるようになっている必要があります。
そのためには、初めにどの内容を記載するのかを決める必要があります。
これは、書籍で言う目次のことを指します。
目次を作成することで、読む人が業務の内のどの範囲の内容が書かれているのかを容易に把握することができるのです。
また、目次がプロットのような役割を果たし、マニュアルに一貫性を持たせやすくなります。
□業務に必要な情報を書き出す
次は、業務を進めるために必要となる情報を書き出していきましょう。
この時に、冒頭で説明した5W1Hを意識することがとても重要です。
また、必要かどうか迷った情報も、この段階では書き出して構いません。
目次だけでは足りない情報を、うまく書き足していきましょう。
□それぞれの情報を時系列に並べる
業務に必要な情報を書き出したら、それらの情報を時系列に並べましょう。
もし目次が時系列になっていなかったら、この段階で直しておきましょう。
□情報を取捨選択する
最後に、不要な情報を取り除きましょう。
必要でない情報が記載されていたり、指示が簡潔でなかったりするものは読む人を混乱させることがあります。
実際にそのマニュアルを読みながら、考えると良いでしょう。
□まとめ
今回は、社内マニュアルを作成する際の基本的な手順を紹介しました。
このような基本的な内容も、マニュアル作りでは重要な要素の一つです。
ぜひ参考にしてみてくださいね。
