「年次報告書を作成することになったけれど、何か注意するポイントはあるのだろうか」
このようにお悩みの方はいらっしゃいませんか。
年次報告書は外部向けの公的資料のため、失礼のないようにしたいですよね。
そのためには、注意するポイントを事前に把握しておくことが重要です。
そこで今回は、年次報告書を作成する際の注意点をいくつかご紹介します。
□誤字脱字には注意する
年次報告書では、場合によってはとても長い文章を書くこともあります。
そのため、いくつかの誤字脱字をしてしまう可能性があります。
文章を書いた後に誤字脱字が無いかチェックすることも重要なのですが、書いている最中にも誤字脱字を起こしていないかどうか配慮すると良いでしょう。
実は、誤字脱字をチェックしてくれるツールがあります。
しかし、それに頼ってしまうと、思わぬ誤変換などが残ってしまう可能性があります。
必ず人の目で何度か確認することをおすすめします。
□言葉遣いに気を付ける
年次報告書はインターネットで公開することもあります。
その場合、非常に多くの方に目を通してもらうことになるでしょう。
クレームの原因となるかもしれないので、言葉遣いには注意するようにしましょう。
□難しい表現は避ける
難しい言葉や常用漢字として使用しない漢字を文中で使用することはあまりの望ましくないでしょう。
基本としては、誰が読んでもわかるような表現と常用漢字を使用するようにしましょう。
□簡潔な文章を心がける
年次報告書では、長い文章を書くことがあります。
簡潔な文章を書くようにして、読み手が読みにくいと感じるような文章は避けるようにしましょう。
例えば、一つの文章が長すぎてしまうと、伝えたい内容がうまく伝わりにくくなります。
長い一文は接続詞などを用いて二つの文章に分けることをおすすめします。
□データに誤りが無いか確認する
年次報告書では、売り上げなどの数字を扱ったデータを掲載することもあります。
そのデータに誤りがあると、信頼を失ってしまう可能性もあります。
また、データを見て株主や投資家が支援を決定するといったことも考えられます。
掲載するデータに誤りが無いかどうか確認するようにしましょう。
□まとめ
今回は、年次報告書を作成する際の注意点について紹介しましたが、いかがでしょうか。
年次報告書を作成する前に、こういった注意点は把握しておきましょう。
ぜひこの記事を参考にして、年次報告書での失敗を防ぎましょう。
