仕事を効率化するためにはマニュアルは欠かせませんよね。
しかし、せっかくマニュアルを作っても内容がはっきりと伝わらないものを作ると、仕事の効率が落ちてしまうこともあります。
また、作り方を知らない方も多くいらっしゃいます。
そこで今回はわかりやすいマニュアル作成のコツをいくつかご紹介します。
□マニュアルを作る前提条件
マニュアルを作成するにあたり、新入社員や仕事の習熟度の低い社員でも読めば効率的に仕事をこなせるようになるものを作ることが前提条件となります。
作る側にとってわかりやすい内容でも読む方がわからないと、使えないものになってしまいます。
具体的には
・文字の書体を変える
・図を使用する
・主語を明確にする
上記のような点が挙げられます。
読む方にとってわかりやすいマニュアルを作ることを心がけましょう。
□一貫性のあるマニュアルを作ろう
判断基準や考え方が一貫していないと、いくら内容にこだわったところで読む方に伝わりにくいものになってしまいます。
一貫性のある内容や判断基準を示すことで、読む方が業務を行う時に迷いなく業務を行うことができます。
□書く内容を選ぼう
マニュアルに記載する内容が多すぎると、読む方が必要な情報にたどり着けないことや読んでもらえないマニュアルになってしまいます。
省いても伝わる文章や、不要な文は削っていきましょう。
読む方に知ってもらいたいところだけを選んでパート別に分けることや、長くなりすぎたら新たに別のものを作りましょう。
伝わりやすくするには、できる限り必要最低限の内容だけを書くことに注意して下さい。
□難しい表現を避けよう
マニュアルを作る側が理解している業務の内容や専門的な用語を読む方が理解しているとは限りません。
読む方を考慮して明確な表現や注意点、専門的すぎない用語を使用して作っていく必要があります。
読みにくい文章やまとまりのないレイアウトも分かりにくいので避けましょう。
□定期的に改善をしよう。
短期間で読む方にとってわかりやすいマニュアルを作るのは簡単ではないです。
マニュアルを使っていくと内容が不十分なところ、表現方法のミス、読む方からの意見で改善すべき点が浮かび上がってきます。
こういった改善すべき点を定期的に確認してより良いものを作っていきましょう。
□まとめ
わかりやすいマニュアルを作るコツについていくつかご紹介しました。
今まで作ることが苦手だった方もこの記事を参考にして作ってみてはいかがでしょうか。
