「はじめて報告書を作ることになった」
「報告書ってどのように作成すればいいの？」
年度や行事の終わりには多くの機関や会社が報告書を出しますよね。
報告書は関係者や支援者に活動を報告するために適切な形で作る必要があります。
そこで今回の記事では、初めての方必見、報告書の作成方法についてご紹介します。
□報告書を作成する方法
早速、報告書を作成する方法をご紹介します。
＊構成を考える
まずは報告書全体の構成を考えます。
構成は読み手の全体像把握のために欠かせません。
報告書は標題や本文、備考、別添などの欄から構成され、会社によって様式があることがほとんどです。
また書き方には会社によって独自ルールがある場合が多いです。
初めて報告書を作成する際は、必ず先輩が書いたものを参考にしましょう。
また具体的な課題や提案内容については、最後の報告書の最後の方に持ってくると読み手が理解しやすく、おすすめです。
＊事業や会社の概要を考える
大体の構成が決まったら、次に事業や会社の概要を考えてみましょう。
報告書には、最初のページに団体の詳細や行った取り組みについて記載するものも多いです。
学校など企業以外の場合は、報告する際の行事や事業の内容を簡潔にまとめると良いでしょう。
＊情報を記載して確認をする
次に、報告書に記載する具体的な情報をまとめて確認をしましょう。
情報の種類はさまざまですが、間違いのない情報かどうか確認することが大切です。
例えば、会計報告の場合、その数値の内容や求め方に誤りがないか確認してください。
事業報告書の場合は、記載した内容やその情報源が正しいものかを調べましょう。
データを何度も確認することで、報告書の信ぴょう性を確保しましょう。
＊報告書の下書きと発行
報告書の最終段階は下書きと発行です。
下書きの際には、客観的に見やすく分かりやすい報告書になっているか確認しましょう。
印刷前に、一部だけ試し刷りをすることがおすすめです。
また発行の際には、印刷する紙の種類や部数に注意してください。
印刷は業者や専門の方に任せると時間と手間がかからずスムーズに進められ、おすすめです。
□まとめ
以上、報告書の作成方法についてご紹介しました。
初めのうちは報告書の作成は難しいというイメージがあるかもしれません。
しかし一般的な報告書の型や手順を知れば簡単に作成できます。
読み手にとって簡潔で分かりやすく、正確で信頼のおける情報を伝えることを意識して作成してくださいね。
