「報告書ってなんだか作るのが難しそうだし、初めてでよく分からない。」
「報告書を作成する際のポイントや注意点があれば知りたい。」
信憑性ある報告書の作成には注意すべきことやポイントがたくさんあります。
そこで今回の記事では報告書を作成する際の注意点についてご紹介します。
□報告書の作成ポイント
早速、報告書を作成する際の注意点をご紹介します。
＊誰に出すものかを考える
最初に注意するべきことは、誰に出すものかを意識することです。
例えば、会社が社員向けに出す際は、次の業務に生かせる内容にする必要があります。
また会社全体が向かう方向性を共有することで、社内の意識を統一することができます。
外部の方に報告書を出す際には、専門用語等は避けて分かりやすい内容にしましょう。
見出しなどを付けて簡潔に内容を伝えることも大切です。
また相手の会社名や肩書を省略せずに丁寧に、書類の冒頭に記名しなければなりません。
特に相手の名前（漢字間違いにも注意）や役職を間違えることはとても失礼なことです。
何度も見直しをして細心の注意を払いましょう。
＊情報の正確さを重視する
報告書を作成するうえで大切なのは、その信ぴょう性です。
正しい情報を伝えなければ、会社や学校への信頼はすぐに低下してしまい大きな損失になります。
1度記載した文章や情報は、ダブルチェックして見直したり、音読して誤字脱字がないか確認したりと注意しましょう。
数値などの客観的な情報の場合には、データや数値が正しいどうか再度見直してくださいね。
またデータの情報源自体が正しいものかどうかも調べておくと安心です。
＊文字数に注意する
文字数やページの多すぎる報告書になっていませんか？
余りに情報の盛り込んだ分厚い報告書だと、要点がつかみにくく、読む側も苦労してしまいますよね。
報告書では余計な情報を盛り込まず、簡潔に情報を伝える必要があります。
一般の報告書の場合、要旨のみ伝える場合はA4用紙1枚程度、詳細に伝える場合は2,3枚程度におさめると考えておきましょう。
また文章は文末の表現を統一すること、名詞をできるだけ抽象化することで一段と簡潔になりますよ。
□まとめ
以上、報告書を作成する際の注意点をご紹介しました。
報告書は信ぴょう性と簡潔さが大切です。
この記事を参考に、正確で伝わりやすい報告書の作成に挑戦してみてくださいね。
また、この記事を読んで分からないことや相談したいことがあれば、ぜひお問い合わせください。
