「報告書って作るのが難しいそうでなんだか不安だな。」
「報告書の基礎知識をぜひ知りたい。」
初めて報告書を作成する際には、まずは報告書の一般的な構成内容について把握しておきましょう。
今回の記事では、報告書の構成内容についてご紹介します。
□日付
一番上には報告書を作成した日付を記載しましょう。
□宛名
社内向けの場合は役職名を宛名に書きましょう。
また社外向けの場合は相手の「会社名・部署名・氏名」または「会社名・役職名」を書きます。
宛名に「殿」を付けることもあります。
社内の決まりを確認してください。
□差出人
自分の所属と名前を書きます。
横に押印する場合が多いです。
□表題
表題は15～20字程度で作成しましょう。
□本文
「○○の件について、下記の通りご報告いたします。」と書きます。
その下に続けて「記」記し、箇条書きで各項目をつけ、本文を書いていきます。
□状況説明
状況説明でトラブル防止のため、正確な情報を簡潔にまとめることが重要です。
状況説明は項目分けして、さらに箇条書きにするようにしましょう。
□要旨
要旨は、報告書の結論を簡潔に伝えるための項目です。
要旨ではまずは「何をしたか」と「結果」を書きます。
そして理由として「なぜそうなったか」、課題として「次に何をするのか」を書くようにしましょう。
文章はそれぞれ簡潔にまとめ、50字～100字程度になるようにしましょう。
□詳細内容
詳細内容は、内容要旨の部分をさらに詳細に説明する項目です。
詳細内容は、「見出し」（１０字～１５字）、見出しの要約としての「小見出し」（１５字～２０字）、小見出しの要約としての「説明文」というように、3段階で書くと良いです。
□所見（所感）
所見は書かない場合もあります。
伝えておきたい意見や様子、追記がある場合は、簡潔にまとめておきましょう。
所見には、自分の主観や希望的観測、推測を入れないように注意してください。
あくまでも報告書は事実ベースで記すようにしましょう。
□別添
報告書の他に添付する資料がある場合は、別添として記載しておきましょう。
一般的には添付資料の日時やタイトル、ページ数を記します。
□まとめ
以上、報告書の一般的な構成内容についてご紹介しました。
今回紹介した以外にも、会社によって独自の構成を持つ報告書も多いです。
この記事を参考に、満足のいく報告書のテンプレートを作成してみてください。
報告書の印刷で業者をお探しの際は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
