「社内マニュアルを作る必要がある」
「どのようにして作成すれば良いのだろう」
このようにお考えの方はいらっしゃいますか?
社内マニュアルは多くの人が目を通すものであるため、分かりやすく読みやすいものにする必要があります。
では、どのようにして作成するのでしょうか。
この記事では社内マニュアルの作成方法についてご紹介します。
□マニュアル作成の仕様や作成スケジュールを決める
まずはマニュアルの仕様と作成スケジュールを決定します。
＊マニュアルを読む対象者を決める
作成する社内マニュアルは誰に向けて作成するのかを決める必要があります。
マニュアルの対象者を決め、どのような内容を書くのか、どの程度の情報を記載するのかを紙などに書き出しましょう。
対象者をしっかりと決めていないと、見にくいマニュアルになります。
また、いつまでにマニュアル作成を完成させるかについても決めておきましょう。
スケジュールを決めることによってメリハリのある作業ができます。
□情報を収集・分析・整理する
次に必要なのは情報を収集し、収集した情報を分析・整理する作業です。
まずはマニュアル化する社内の情報を集めましょう。
もし資料がない場合は関係者の聞き取りなどを行い作成します。
大量にある情報を整理するコツとして図解があります。
＊図解を行い見やすいマニュアルにする
文字だけのマニュアルは正直なところ見にくいです。
そのため図や表などを使うことでメリハリ感を出すことができます。
□マニュアルを作成する
分析・整理が終われば構成を決め、作成します。
その際に大事なことは二つあり、一つ目が5W1Hを書くこと、二つ目が専門用語をなるべく使わないことです。
＊5W1Hを意識
マニュアルでは必ず「誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どうやって」の5W1Hを意識しましょう。
初めて作業を行う場合、5W1Hがないと混乱してしまいます。
＊専門用語を使わない
業務上、専門用語を使ってしまう場合はしょうがないですが、極力使わないようにしましょう。
マニュアルの読み手が専門用語を知っているとは限りません。
より理解しやすい内容にするため、分かりやすい言葉を使いましょう。
□まとめ
この記事では社内マニュアルを作成する方法についてご紹介しました。
マニュアルを作成することによって業務の全体像をつかむことができ、効率良く業務を行うことができます。
また、当社では作成したマニュアルを印刷していただくことが可能です。
印刷に関するお悩みがありましたら当社にお問い合わせください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
