「どのように報告書を作成するのだろう」
このようにお考えの方はいらっしゃいますか?
報告書には様々な作成方法があるのでどのように作成すれば良いのか迷いますよね。
そこでこの記事では詳しい報告書の作成方法についてご紹介します。
□報告書を作成する方法とは
どのようにすれば良い報告書を作成することができるでしょうか。
＊まずは構成を考える
まず大切なことは構成を考えるということです。
情報を整理し、要約する必要があります。
具体的に言えば日時・場所・目的・内容等についての情報を簡潔に記入することなどが挙げられます。
構成を考える時にはまず全体構造を捉えましょう。
＊内容は分かりやすく簡潔に書く
構成を考えた後は実際に報告書の作成を始めます。
ここで気を付ける必要があるのは簡潔に書くことです。
文章の見出しは10字から15字程度と決めておくと簡潔に書くことができます。
ちなみに小見出しは15字から20字程度と言われています。
□報告書を書くテクニックとは
報告書を上手く、分かりやすく書くにはテクニックが必要です。
＊文章表現を注意する
文章表現がおかしいと読みにくい報告書になってしまいます。
例えばですます調とである調が混同していることなどです。
句読点を適度に打ち、一文を短くすることで読みやすい報告書となります。
＊結論を最初に述べる
文の最初に結論を述べることで、相手が理解しやすくなります。
＊報告書の見栄えを良くする
どれ程素晴らしい文章を書いても、読みにくくては意味がありません。
例えば文章中に改行がない・図解が一切なくて文字だらけ・見出しがないため何を伝えたいのか分からないことなどが挙げられます。
報告書の目的は単に数ある内容をまとめるだけでなく、相手に理解してもらうことです。
そのため見栄えには注意しましょう。
＊誤字脱字に注意
報告書は数ある書類の中でもかなり重要な部類に入ります。
そのため必ず誤字脱字を防ぎましょう。
では、どのようにして誤字を防ぐのでしょうか。
おすすめする方法は声に出して文章を読んでみるということです。
トラブルを未然に防ぐためにもしっかりと確認しましょう。
□まとめ
この記事では報告書の作成方法についてご紹介しました。
報告書を作成する際、まずは構成から考えましょう。
ぜひ参考にしてください。
当社では作成した報告書を印刷していただくことが可能です。
印刷に関するお悩みがありましたら当社にお問い合わせください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
