「報告書を作成する必要がある」
「報告書を作成する際にはどんなことに気をつければ良いだろうか」
このようにお考えの方はいらっしゃいますか?
報告書作成の際には様々な気を付けるべきポイントがあります。
そこでこの記事では報告書作成時に必ず気を付けるべきことについてご紹介します。
□報告書とは
報告書とはその名の通り、仕事の内容や経過などを会社や上司に報告する書類です。
情報を共有し、お互いの業務に活かすことを目的としています。
報告書の中には調査報告書など不定期的に書くものと、日報や月報など周期的に書くものがあります。
また、報告書は社内文書の一つであり、他にも多くの社内文書があります。
大きく4つに分類されます。
＊指示書
一つ目は業務上の指示や命令や社内間での通達などに使われる指示書です。
一般企業では業務指示書、製造指示書、残業指示書があります。
＊報告書
上司や関係者に情報を提供するために使われる文章です。
標題→内容要旨→詳細内容の三層構造になっています。
＊依頼書
依頼書とは何らかの依頼を行う際に使われる文章です。
＊人事録・議事録
社内で異動が起こった際に、記録をまとめる人事録と、決定事項や会議の内容を記載する議事録の二つがあります。
一概に報告書といっても、このように多くの種類があります。
そのため、作成する報告書はどの部類なのかをしっかりと把握しましょう。
このように種類が分かれていることを把握することでより分かりやすく報告書を作成できます。
では、実際に報告書を書く際にはどのようなポイントがあるのでしょうか。
□報告書を書く際に気を付けるポイント
＊作成する報告書の種類を確認する
先ほど述べたように報告書には様々な種類があり、書く内容も異なります。
種類を捉え間違えると報告書作成は失敗します。
しっかりと種類を意識しましょう。
＊内容は簡潔に書く
報告書を書く際に気を付ける必要があるのは簡潔に書くことです。
文章の見出しは10字から15字程度、文章の要約を書く小見出しは15字から20字程度と決めておきましょう。
□まとめ
この記事では報告書の種類と気を付けるべきことについてご紹介しました。
報告書の種類によって書き方は大きく異なるため、気をつけましょう。
ぜひ参考にしてください。
また、当社では作成した報告書を印刷していただくことが可能です。
印刷に関するお悩みがありましたら当社にお問い合わせください。
最後までお読みいただきありがとうございました。
