「成果報告書を書いているが、出来ばえがなんとなくいまひとつになる」
「もっと読みやすい報告書を書きたい」
とお考えの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
会社に属する限り、業務報告書や成果報告書などのビジネス文書はつきものです。
本来の業務とは別の負担がかかるので面倒に思うかもしれません。
しかし、これらの文書からも自分の能力が判断されるため、効率的にわかりやすく書けるようになりたいですよね。
今回は、成果報告書を書く時のポイントについて、ご紹介します。
□書き方について
＊求められている内容について
成果報告書を上司に提出しても「求めているものと違う」と再提出を求められるケースがあります。
成果報告書を作成する際には、「管理職がどのような情報を必要としているか」の共通認識が非常に大切です。
また、情報を盛り込んでも再提出になる場合は「言い回し」や「構成」を相手に沿うように作成してみましょう。
＊おさえたい基本について
文書を書くにあたり、「5W1H」という言葉を聞いたことがあると思います。
成果報告書では「6W1H」をガイドラインにすると内容を整理しやすくなります。
これは、「誰が、誰に、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように」の６つの要素をまとめたものです。
内容を考える上でよく聞く「5W1H」との違いは「誰に」の要素が入る点です。
例えば「〇〇が、△△を提案」だけでは全く内容を理解できません。
「なぜ」「どのように」なども抜けているため、読む側としては、それがどうしたのだ、と思います。
「6W1H」の内容は、意外と忘れがちなのでしっかり確認しましょう。
＊表現について
できるだけ具体的な表現を使用しましょう。
「長い、短い」などの抽象的な表現は、人の価値観に左右されるため避けることをおすすめします。
例えば、割合を示す数字がアバウトになる場合はグラフを使って割合を示すと見やすくなります。
報告内容に図や表を使うと説得力が出るので、取り入れると良いでしょう。
また、「である調」と「ですます調」の混合は非常に読みにくい文書になるので注意しましょう。
□まとめ
今回は、成果報告書を書く時のポイントについて、ご紹介しました。
求められている内容を把握すること、「6W1H」を意識すること、曖昧な表現は避け、具体的に書くことがポイントです。
成果報告書はプロジェクトの締めであり、自分の出した成果を示すものなので、相手に伝わりやすく書くことが重要です。
成果報告書を書く際にこの記事が参考になれば幸いです。
