「社内マニュアルを作成したいけれど、誰に任せたら良いかわからない」
とお悩みの方はいませんか？
マニュアルは通常業務に加えて仕事を増やすことになるため、頼みづらいかもしれません。
今回は、マニュアル作成者を決める時のメリット・デメリットをポイントでご紹介します。
□マニュアル作成者は二通り
＊社内で作成する
業務内容や自社製品のことを一番知っているのはやはり社内の人間です。
そのため、マニュアルは社内で作る場合が大半かと思います。
この場合のメリットとして、
・自社開発の機器やソフトウェア、製品、業務に精通しているため作成がスムーズ
・社外への費用は発生しないため、ある程度、低コストで作成できる
・自分たちでマニュアルを作ることで機能や業務を見直し、改善することが期待できる
ということが考えられます。
一方で、このようなデメリットも存在します。
・担当者の業務が増える
・上記のため、疲労などでモチベーションが下がり、進捗管理が難しくなる
・マニュアルの作成・編集にスキルがいる場合がある
＊外注する
マニュアルを作成する専門会社も存在するので、そういった専門業者に外注するケースがあります。
専門会社にマニュアル作成を委託した場合のメリットは、
・客観的な記述によるマニュアルができる
・第三者の視点で行われる情報整理やマニュアルの編集により、業務改善につながる可能性がある
・社内担当者の負担の軽減
というメリットが生まれます。
デメリットは、
・専門会社は自社の製品や業務を理解するために資料や時間を必要とする
・社外に外注することでコストが発生する
・ヒアリングや内容の確認が必要
このような負担がかかることです。
□社内で作る場合
＊新入社員に任せる
マニュアルを作成するのは、業務に精通した社員であるに越したことはありません。
しかし、絶対にベテラン社員が作成するというわけではなく、新入社員がマニュアルを作成する場合もあります。
新入社員が業務のルールや手順を学びながら、その内容をマニュアルとして作成することには、次のようなメリットがあります。
・先輩社員はマニュアル作成の負担が減り、新入社員の指導と自分の業務に専念できる
・実際に業務に取り組みながらマニュアルを作成することで、必要な課題を発見できる
・新入社員の視点から、誰にでもわかりやすいマニュアルを作れる
□誰が書くべきか
マニュアルを誰が作成するかは場合によります。
その時々に応じて、適した人に作成を任せると良いでしょう。
□まとめ
今回は、社内マニュアルの作成者を決める時のポイントをご紹介しました。
ポイントは社内で業務に精通した社員、専門会社に外注、新入社員が作成することです。
当社では作成したマニュアルを印刷していただけます。
印刷のお悩みは、お気軽にご相談ください。
