「規定集を作りたいけど、どうしたら良いかわからない」
とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか？
規定集は長く残るものなので、製本を丈夫なものにするなど、原稿データの作成の中にも気を付けるべきポイントがあります。
今回は、規定集や問題集のデータ作成ポイントについて、ご紹介します。
□規定集の作り方
＊紙の大きさ
製本データを決める時に重要なのは、仕上げサイズです。
これは規定集の大きさに直接繋がるので、入稿の際に間違えないようにしましょう。
A4で仕上げる場合が多いです。
＊現状を規定にしない
社内規定の場合、現在の業務状態をそのまま規定にするのではなく、「改善された姿」で作成する必要があります。
万が一、間違ったやり方をそのまま規定にしては業務に支障が出ます。
規定を作成する時は業務改善を前提に作成しましょう。
＊1から作らない
規定をなにもない状態から作成することは、非常に骨が折れます。
近年では調べると様々な規定が出るので、それをひな型にして規定を作成しましょう。
また、規定を作成した後の窓口については一本化することが良いでしょう。
規定の改善や修正をする部署が一ヶ所ではない場合、スムーズな運用が難しくなります。
社内規定はその会社にあったものを、その都度作成する必要があるため、その場合は更新して社員に周知していきましょう。
＊用語・構成の統一
「である調」や「ですます調」が混在しないように、書き方を統一しておきましょう。
通常の規定集は「である調」が一般的です。
構成も「前文」「〇章」「□条」などの順序だてや、改行位置などを統一しておくと内容が把握しやすいです。
＊作成担当者
規定集を作成する場合、担当者は法律用語の基礎知識のほか、関連する法令や規定に関する知識を持つ人間が良いでしょう。
また、規定を作成する業務に精通していることが好ましいですが、そうでない場合は現場の人間にしっかりヒアリングを行いましょう。
規定によっては各部署にまたがって作成する必要があるため、その場合は各代表で集まり、話し合って作成した方が良いでしょう。
規定を運用する際、それが実際の業務とかけ離れたものであると、現場の社員から反発を受ける恐れがあります。
□まとめ
今回は、社内規程の作成ポイントについて、ご紹介しました。
規定集は社員や従業員の働き方を決める重要なルールなので、作成する人には大きな責任が伴います。
その際、この記事が参考になれば幸いです。
当社では作成した規定集の印刷を承っております。
印刷にお悩みの際はお気軽にご相談ください。
