「報告書はどのように書いたらよいのだろう」
「書くならば読みやすいものにしたい」
このようなお悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか？
報告書は書式や書き方などが様々なので、うまく書こうとして困ってしまうかもしれません。
そこで今回は、報告書を書く時に押さえておきたいポイントについて、ご紹介します。
□報告書を書く時のポイント
＊まずは情報整理
報告書を書く前に、自分の持つ情報を整理して要約する作業が必要になります。
ここで必要なのは、「いつ、どこで、誰が、何が、どのように、なぜ、いくらで」の5W2Hをまとめたものです。
これらをまとめておけば、手が止まった時にも立ち戻ることができます。
＊構成を考える
報告書の構成は論文や新聞記事のように、結論や重要なことを最初に書く構成にしましょう。
はじめに重要なことを書き、だんだんと詳細を書いて広げていくピラミッド型のような構成にすると良いです。
報告書を出す相手は様々ですが、相手が全文を読んでくれるとは限りません。
したがって、一番初めに大事なことを書いておくと、報告書の内容がすぐに把握できて読みやすくなります。
＊報告書では事実が重要視される
報告書では、報告すべき事柄についての事実を書くことを求められています。
しかし、ひとつの項目について、その事実とそれについての意見が求められることもあります。
その際は、文章が冗長になるのを防ぐために、事実と意見を分けて書きましょう。
また、報告書に求められる書き方は、小説のような装飾的な文章ではありません。
誰が読んでも理解できる、誤解を招きにくい文章です。
できるだけわかりやすい言葉で、簡潔に書くことが大切です。
＊テンプレートがない場合は用意する
報告書の書式やスタイルを用意しておけば、報告書が必要になってから考えるよりも効率的です。
会社によってはテンプレートがあるかもしれませんが、なければ自分で作成することをおすすめします。
テンプレートがあることで、記載事項や場所が統一されるので、読み手は情報を把握しやすくなります。
＊確認をしましょう
報告書に情報の抜けや漏れ、誤字脱字が存在するのはご法度です。
報告書を書き終えて提出する前にはしっかりチェックをしましょう。
誤字脱字の確認におすすめなのは音読です。
声に出し、目で追いながら読むことで間違えている箇所を発見できます。
□まとめ
今回は、報告書を書く時に押さえておきたいポイントについて、ご紹介しました。
相手が把握しやすいように、できるだけ事実を書いていきましょう。
この記事が報告書を書く時の参考になれば幸いです。
