「マニュアルの作成手順は分かったが、まだ不安だ」
「もっと良いマニュアルが作りたい」
ある程度自分で社内マニュアル（説明書）を作ることができるようになっても、仕事で使うからには、やはり分かりやすいマニュアルを作りたいですよね。
今回はもっと分かりやすく社内マニュアルを作るためのコツや注意点を紹介していきます。
□分かりやすいマニュアルを作る方法
＊５W１Hを使う
社内マニュアルは、初めて業務に取り組む人でも問題なく仕事ができるように、分かりやすい内容にする必要があります。
その際、「だれが、なにを、いつ、どこに、なぜ、どうやって」仕事を行うのか、明確にします。
仕事に慣れている方にとっては不必要と思われるかも知れませんが、新人の方はどうでしょう。
自分のするべき仕事がより細かく書かれている方が、簡単に理解できるのではないでしょうか。
＊分かりやすい言葉を選ぶ
難しい専門用語を使いすぎると、読み手はとても分かりづらいと感じます。
特に、マニュアルを読む人はその業務に慣れていない人がほとんどであるため、なるべく専門用語を使わず、分かりやすい言葉で書くようにしましょう。
＊読みやすい構成にする
細かく、分かりやすい言葉でマニュアルを作っても、文字だけでは読みづらいものです。
マニュアルの内容を分かりやすく伝えるために、図やイラストを使って、視覚的に理解できるようにすることが大切です。
なるべく文字を減らすことで、読みやすいマニュアルを作ることができます。
□マニュアルに記載すべきこと
＊具体的な行動
もちろん、どのような流れで業務を進めていくかは必ず書きます。
その際、「分かりやすいマニュアルを作る方法」を忘れずに書いてみると良いでしょう。
＊業務に取り組む姿勢
業務内容をマニュアルに書く際にもっとも気をつけるべき点は、どのような心構えで仕事を行うのかを記載することです。
そうすることで、不測の事態にも対応しやすくなります。
例えば、「お客様の満足度を最優先する」という心構えを共有していれば、困っているお客様の不満を聞いて、解決案を出すといった行動を起こすことができます。
業務に取り組む姿勢を明記していなければ、マニュアルに書いていない不測の事態に、対応しづらくなってしまいます。
□まとめ
今回は、分かりやすい社内マニュアルを作るためのコツや注意点についてお話ししました。
自分が初めての業務に取り組む際、マニュアルがどのようであれば分かりやすいかを考えて作成してみると良いでしょう。
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