「プロジェクトの進捗状況をまとめたい」
「事業の状態を報告する必要がある」
そんな時に、報告書を作ろうと考える方は多いと思います。
しかし実際に作るとなると、何をどうすれば良いのか分からないことはありませんか？
そこで今回は、見やすく分かりやすい報告書の書き方を紹介していきます。
□報告書とは
そもそも報告書は、何のためにあるのでしょうか。
会社の経営状況を伝えるためや、社内プロジェクトの進行状況を確認してもらうためなど、用途は様々です。
重要なポイントは、「報告する」ために使うということです。
つまり、相手に伝わる報告書を作ることが求められます。
また、口頭で報告すると、手間がかかったり、内容が伝わらなかったりすることがあります。
報告書にして伝えることで、読み手が都合の良い時に読み、内容を把握してもらうことができます。
□報告書を書く3ステップ
では、実際に報告書の書き方を見ていきましょう。
＊箇条書きでまとめる
まず、報告する内容を箇条書きにしてまとめます。
初めから長文で書いてしまうと、どうしても読みづらい報告書になり、自分が何を伝えたいのか分からなくなってしまいます。
箇条書きで、自分が伝えたいことを簡潔にまとめることで、自分が何について述べているのか一目で分かるようになります。
＊詳細に書く
箇条書きは、見出しのようなものです。
具体的な内容を報告するために、見出しの下に詳細を書いていきます。
ここでは長文になってしまっても構いませんが、なるべく分かりやすく書くように心がけ、ダラダラと書いてしまうことのないように気をつけましょう。
報告書は、読み手になるべく簡潔に伝えることが大事です。
伝えるべきことは細かく書いて、余計な内容は極力減らします。
＊長文の時には要約をつける
伝える内容が多く、どうしても長文になってしまう場合は、要約をつけると良いでしょう。
箇条書きでまとめた文章と同じ内容になりますが、長文の最後にもう一度要約をつけてまとめると、自分が何を伝えたいのかを明確にすることができます。
□まとめ
今回は、報告書の作成手順についてお話しをしました。
報告をする以上、分かりやすくまとめることはとても大切です。
箇条書きや要約を使って、読みやすい報告書を作りましょう。
また、余計な文章を省いて簡潔にすることも大切です。
自分が読み手の時に、どのように書かれていれば読みやすいかをイメージしながら書くと良いでしょう。
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