「社内マニュアルをどうやって作成したら良いのかが分からない。」
とお困りの方は多いと思います。
今回は社内マニュアルをどうやって作成すれば良いのかを説明します。
□分析
ひとつめのポイントは分析です。
社内マニュアルは、業務手順書を指すことが多いです。
業務手順書であるなら、つまりは業務の手順を載せるべきでしょう。
それではどうやって業務手順を調査すれば良いのでしょうか。
＊組織図分析
会社には組織図が必ず存在すると思います。
まずは組織図を分析することで、会社の中でどんな仕事が行われているのかについて大雑把に予測を立てましょう。
□ヒアリング
つぎのポイントはヒアリングです。
どんな仕事が行われているかの予測を立てたら、今度は実際に各組織の実務者や責任者にヒアリングをしましょう。
＊流れの把握
ヒアリングでもまずは大雑把な業務の流れを把握しましょう。
ここで把握した業務の流れはあとで目次に利用することをおすすめします。
＊個別業務に細分化
業務の流れを理解したら、それを個別業務に細分化しましょう。
細分化する中で、専門用語が出てくることもあります。
マニュアルは業務に慣れていない人が読むことを前提に作成されます。
そのため、専門用語はわかりやすく言い換えるか、用語の解説をつけるようにしましょう。
□仮運用
最後のポイントは仮運用です。
流れの把握と細分化によって、社内マニュアルに記載する要素は準備できました。
あとはマニュアルの形式に落とし込むだけです。
しかし、これで完成ではありません。
人間の作るものには必ずミスが発生します。
そのため、マニュアル化したものは仮運用をしてミスを発見する必要があります。
＊ミスを発見
仮運用は、可能であれば作ったマニュアルを見ながら自分で作業しましょう。
それが難しい場合は普段その仕事をしている人に、マニュアルを見ながら作業してもらうことで、ミスを発見しましょう。
＊修正
発見したミスはすぐに修正しましょう。
修正が終わればマニュアルは完成です。
しかし、マニュアルを本格的に運用していく中で新しくミスが発生することがあります。
そういったときにマニュアルは柔軟に変更していくことが必要です。
マニュアルを作ることで業務の質が低下しては元も子もありません。
マニュアルに縛られずに、柔軟に対応することでマニュアルを使いこなしていきましょう。
□まとめ
今回は社内マニュアル作成の方法を説明しました。
社内マニュアルを製作する際には、ぜひ参考にしてみてください。
