報告書でお悩みの方はいらっしゃいませんか？
「報告書を作りたいけど、どうすればいいかわからない。」
「業務の状況を正確に伝えたい。」
「年次報告書を書く時に注意すべきことは何？」
このような経験をしたことがある方もいらっしゃると思います。
ホワイトカラーの業務は社内だけでなく、社外に対しても報告書を書きます。
特に、年齢を重ね、昇進していくごとにその重要性は増していき、わかりやすく正確なものを作ることを求められます。
いざ報告書を作るとなれば、どのように作るのかわからない方も多いでしょう。
そこで今回は、報告書を書く時の注意点についてご紹介します。
□報告書を書く時の注意点
報告書を書く時には大きく分けて3つの注意点があります。
＊正確に簡潔に書く
他の言語に比べ、日本語は遠回しに表現したり、前置きの挨拶を丁寧に行ったりするため、文章が内容に比べ長くなる傾向があります。
しかし、報告書では、「正しく」「分かりやすく」書くことが重要視されます。
そのため、正確に簡潔に書く意識を持つことが大切です。
＊状況や相手に合った内容にする
報告書は活動内容とそこから生じた結果と反省を伝えるものです。
伝える状況や相手によって伝えるべき内容は変わるため、ふさわしい内容を適宜考慮することが大切です。
例えば、社内の報告書では、簡潔でわかりやすい内容にすることを重視します。
一方で、お客様宛のものは言葉遣いや表現に注意し、期限を重視した内容にします。
また、自社をPRする場ではおしゃれなデザインのスライドを使い、PRをいかに成功させるかに重点を置いた内容にします。
＊読みやすいデザインを考える
報告書では読みやすさが重要になります。
そのため、フォントを見やすい大きさにしたり、下線や太文字を使って重要な部分を強調したりすることが大切です。
□まとめ
今回は、報告書を書く時の注意点についてご紹介しました。
報告書を書く時には、正確に簡潔に書くこと、状況や相手に合った内容にすること、読みやすいデザインにすることが重要です。
「業務を効率化したい。」
「冊子の作り方を知りたい。」
とお思いの方は、これを機に、一度報告書の作成を検討してみてはいかがでしょうか？
当社はみなさまの理想を実現するため、手間のかかる冊子や本作りを徹底してサポートしております。
冊子印刷についてお困りのことがありましたら、お気軽にお問い合わせください。
