報告書作成でお悩みの方はいらっしゃいませんか？
「報告書を作りたいけど、どうすればいいかわからない。」
「業務の状況を正確に伝えたい。」
「年次報告書を書く時に気をつけるべきことは何？」
このような経験をしたことがある方もいらっしゃると思います。
ホワイトカラーの業務では社内に対しても、社外に対しても報告書を書くことが多いです。
特に、年齢を重ね、昇進していくごとにその重要性は増していき、わかりやすく正確な報告書を作ることを求められるようになります。
いざ報告書を作成するとなれば、どのように作るのかわからない方も多いでしょう。
そこで今回は、報告書を書くポイントについてご紹介します。
□報告書を書くポイント
報告書には年次報告書や決算報告書、営業日報、会誌に至るまで様々なものがあります。
種類は様々ですが、全ての報告書に共通する重要なポイントがあります。
大きく分けて2つあるので、それぞれ順番に見ていきましょう。
＊状況や相手に合った内容にする
報告書は相手に活動内容とそこから生じた結果・反省を伝えるものです。
報告する状況や相手によって伝えるべき内容は変わるため、ふさわしい内容を適宜考える必要があります。
例えば、社内の報告書では、簡潔に、わかりやすい内容にすることを重視します。
一方で、お客様宛のものは言葉遣いや表現に注意し、期限を重視した内容にします。
また、自社をPRする場ではおしゃれなデザインのスライドを使い、PRをいかに成功させるかに重視を置いた内容にします。
＊わかりやすい内容にする
報告書を作る際には、重要なことをいかにわかりやすく簡潔に伝えるかが大切です。
序論、本論、結論などの全体の構成を意識したり、実感しにくい内容は具体例を挙げて説明したりすると読みやすい報告書になります。
また、文章ではわかりにくい場合は写真や図を用いて説明することをおすすめします。
□まとめ
今回は、報告書を書くポイントについてご紹介しました。
報告書には様々な種類があり、状況と相手に合った内容にすること、わかりやすい内容にすることが重要です。
「報告書についてもっと知りたい。」
「もっと業務を効率化したい。」
とお思いの方は、一度報告書の作成を検討してみてはいかがでしょうか？
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