報告書を作成する時のコツについて解説します！

「報告書を作成する上でのコツについて知りたい」
「報告書をうまく作成したい」
このように、報告書の作成について知りたいと思っている方も多くいらっしゃると思います。
そこで今回は、報告書を作成する時のコツについて解説します。

□報告書を作成する上でのコツ

＊誰に提出するか

報告書の作成時は、誰に提出するかを意識しましょう。
誰に提出するかによって文体や内容、目的が大きく異なります。
そのため、相手に合わせて報告書作りを行う必要があります。

＊文字量を意識する

文字量を意識することで目的に沿った最適な報告書を作成できます。
簡潔に報告したい場合は、50字程度が理想です。
また、1分で報告したいときは、200字くらいがおすすめです。
さらに、一般的な報告書を作るときは、A4サイズ1枚に要旨を、2枚から3枚までは詳細に内容を記述すると良いでしょう。

＊文章表現

文章表現に気をつけてみましょう。
例えば、「ですます調」と「である調」を混ぜるのは良くありません。
また、助詞の重複には気をつけましょう。
同じ助詞が3回以上続くと、文章が読みにくいです。
さらに、句読点を見直すことも大切です。
文章の末尾に句点があるか、読点が適切な場所に挿入されているかを確認します。

＊声に出してチェック

報告書を提出するときは、口で内容の説明を求められることがあります。
そのため、内容や報告書のボリューム関係なしに1分程度で内容を説明できるかを確認しましょう。

＊全体的なバランス

忙しい上司や同僚、そして顧客は報告書の見た目が良いかどうかで読むに値するかを判断します。
見栄えが良いと、内容が綿密に記載されていると判断します。
ポイントとして、文章のまとまりで適度な余白があるかどうかを確認します。
また、文の長さや文頭がきちんとそろっているか、といった構成やレイアウトに気をつけましょう。
さらに、相手に伝えたいことがきちんと見出しになっていて、一目で理解できるかどうかも重要です。