社内マニュアルを運用する上での注意点やルールについて解説します

「社内マニュアルの注意点について教えて欲しい」
このように、社内マニュアルの運用について知りたいと思っている方も多くいらっしゃると思います。
しかし、社内マニュアルを運用する上での注意点について知らない方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、社内マニュアルを運用する上での注意点やルールについて解説します。

□マニュアル運用の注意点やルール

＊社内マニュアルの共有

作成したマニュアルは必ず他の人に使ってもらいましょう。
使ってもらうためには、周囲に共有する必要があります。
マニュアルを読んでもらう人にとって分かりやすいものを作るのは当然です。
しかし、作成側は、読む側の視点を全て理解しているわけではありません。
そのため、1度使用してもらうことで、加えておくべき情報やいらない情報を確認できます。

＊社内マニュアルを活用

前述した通り、マニュアルは読ませる予定の人に読んでもらいましょう。
具体的には、新卒入社の人に読んでもらう必要があります。
マニュアルを読んでもらった後は、マニュアルに関する疑問点や改善点をヒアリングしましょう。
わかりにくいポイントもあるため、実際に使用した人の声を聞くようにしましょう。

＊マニュアルを更新

実際に収集したフィードバックを活かしてマニュアルを更新しましょう。
情報が古い場合は、マニュアルとしての価値がなくなります。
そのため、定期的に情報を更新するのが良いでしょう。
これらを徹底することで、信ぴょう性のある完成度が高いマニュアルを作れます。
また、更新頻度はマニュアルの内容によって異なります。
例えば、電話対応のマニュアルであれば、長いスパンで更新しても問題はありません。
しかし、社内に浸透していない新しいサービスのマニュアルの場合は、定期的にアジャイル式でマニュアルを更新していきましょう。
具体的には、1ヶ月程度が理想です。
結果として、一度にかかる負担の軽減が可能です。