「報告書の作成をする上で意識したいルールについて知りたい」
「より良い報告書を作成したい」
このように、報告書の作成について知りたい方も多くいらっしゃると思います。
しかし、報告書を作成時のルールについて知らない方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、報告書を作成する上で意識したいルールについて詳しく解説します。
□報告書を作成する上で意識したいルール
＊先の目的やゴールを設定する
報告書を作成する上で大切なのは、先の目的やゴールを見失わないようにすることです。
例えば、営業報告書の場合は、訪問先リストや進捗だけ報告してはいけません。
報告書は、相手にどういうアクションを実行すれば良いかを提示するためのものです。
そのため、ゴールを明確にして、相手にどういうアクションを取らせたいのかをよく考えましょう。
＊相手のリクエストに応える
相手のアクションを引き出すためには、リクエストに応じる必要があります。
ビジネスの世界においては、「品質」「価格」「納期」が重要になってきます。
例えば、プロジェクトが100人規模でかなり重要な場合は、「品質」を重視した報告書にする必要があります。
また、相手が「納期」を強く意識している場合は、要点だけ抑えた報告書を提出するのが良いでしょう。
このように、自己満足ではなく相手のリクエストに合わせた報告書を作成する必要があります。
＊報告書の鉄則を意識する
報告書作成は、センスではなく論理性が求められています。
報告書は一種の作品ではありません。
そのため、図解やイラストには一切の絵心は不要です。
一方で、情報を論理的に上乗せしていくことが非常に重要です。
良くできた報告書では、論理的に構成されていることがほとんどです。
例えば、内訳を示したいときは円グラフを、経緯や推移を伝えたいときは折れ線グラフを用います。
このように、目的に応じて図解を使い分ける必要があります。
また、色の配色にも鉄則があります。
色の数があまりにも多いと、目移りしてしまいます。
それを防ぐために、ベースカラーを決めて、色の強弱をはっきりさせましょう。
□まとめ
今回は、報告書を作成する上で意識したいルールについて解説しました。
この記事を参照して、より良い報告書を作成しましょう。
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