「報告書を作りたいけど、作ったことがないから不安だな。」
「報告書を作る時のポイントを知りたい。」
このように報告書の作り方についてお悩みの方はいませんか。
経営活動を伝えるために、報告書を作りたいという方は多いのではないでしょうか。
しかし、中には報告書を作る時のポイントが分からなくて、困っている方もいらっしゃいますよね。
そこで今回の記事では、報告書を作る時のポイントについてご紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。
□報告書を作る時のポイントとは
報告書を作る時のポイントを3つご紹介します。
＊正確な情報を簡潔に書く
報告書は作文や感想文ではありません。
事実を報告することで、そこからどのような問題が起こったのか、またどのようなことが考えられるのかを伝えるものです。
そのため、意見より先に事実を書き、誰が読んでも理解できる誤解を招きにくい文章が求められます。
事実を書く際には、グラフや写真を入れることで見やすい報告書になりますよ。
人によっては、時間がなくすぐに理解できる報告書が欲しい場合があります。
そのような場合のためにも、グラグや写真を使用することをおすすめします。
文章を読まずに一目で情報を入手できます。
分かりやすい文章を書くためには、会社内でしか使わない専門用語は避けましょう。
また、重要なところは、フォントの色や大きさを変えて、見やすい報告書になるように工夫しましょう。
＊誤字や脱字は声に出して確認する
報告書は書類の中でも、会社に大きな影響を与える可能性があります。
トラブルや誤解を避けるためにも、誤字や脱字には気をつけなければなりません。
日本語の表現や漢字の間違いを防ぐためにも、声に出して確認しましょう。
＊文章の表現に注意する
「ですます調」や「である調」が混同しないように注意しましょう。
一気に書き上げた報告書の場合は、特に見直しが必要です。
しっかりと読み直して、確認しましょう。
また、助詞の重複を避けましょう。
同じ助詞が三回以上続くと、読みにくい文章になります。
そのような場合には、文章を分割したり、表現や構成を分けたりすることをおすすめします。
□まとめ
今回は、報告書を作る時のポイントについてご紹介しました。
この記事を参考に、報告書を作成してみてください。
当社は、印刷物づくりについてのご相談を随時受け付けています。
専門家がお客様を全面的にバックアップし、お客様のサポートを致します。
ぜひ一度、当社までお問い合わせください。
