「報告書を作りたいけど、分かりやすい文章を書く自信がない。」
「分かりやすい報告書を作りたい。」
このように報告書についてお悩みの方はいませんか。
経営活動を伝えるために、報告書を作りたいという方は多いのではないでしょうか。
しかし、中には、分かりやすい報告書を書く自信がなくて、困っている方もいらっしゃいますよね。
そこで今回の記事では、分かりやすい報告書の文章についてご紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。
□分かりやすい報告書の文章とは
＊接続詞を使いすぎていない
接続詞は、使うことで読み手の文脈を理解しやすくなる時のみ、使いましょう。
接続詞を使わなくても、思った以上に伝わるものです。
しかし、「一方」、「ただし」、「しかし」といった逆説を削る時は、注意しましょう。
なぜなら、論理構造が見えづらくなる恐れがあるからです。
＊「が」で言葉を繋いでいない
「が」で言葉を繋ぐと、上手く文章を繋がったように感じるので、注意しましょう。
読み手が一度に受け取れる情報には限界があります。
そのため、1文を区切ると、分かりやすくなります。
＊くどくない
1文の中に、同じ言葉が2回以上登場したり、段落の中に同じ言葉が何度も出てきたりすると、くどい印象になります。
そのため、気持ち良く読めるすっきりとした文章になりません。
不用意な言葉の重複を省くことで、分かりやすい文章になるでしょう。
＊構成を意識して文章が描かれている
分かりやすい報告書は、全体の構成が整っています。
報告書の構成は、一般的にピラミッドで表せられます。
ピラミッドの頂点が要約であり、下に行けば行くほど、詳細な事柄を意味します。
ピラミッドは、大きく分けて3層構造になっており、上から表題、要旨、詳細となります。
報告書は表題から、書きたくなりますが、書き出そうとすると意外と難しいです。
そのため、詳細から書くと上手くまとめられるでしょう。
全体の構成を意識して、詳細から要約、要約から表題と書くと、筋の通った分かりやすい報告書が書けます。
□まとめ
今回は、分かりやすい報告書の文章についてご紹介しました。
接続詞の使いすぎないことや、「が」で言葉を繋がらないことを意識しましょう。
この記事を参考に、報告書を作成してみてください。
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