「マニュアルを作成したけど、きちんとできているか不安だ。」
「マニュアルを運用する前に踏むべき手順って何だろう。」
このように、マニュアル作成後の運用手順に関して悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
マニュアルの作成が終わると、いよいよその運用を開始する段階になります。
しかし、マニュアルは作成が完了して運用を開始したあとも永続的に作成が続きます。
今回は、マニュアルを運用するにあたっての手順について詳しく説明します。
ぜひ、参考にしてみてください。
□運用前にすべきこと
＊第三者に共有する
マニュアルが完成したからといって、すぐに運用を開始するのは賢い選択だとは言えません。
運用してからミスが発見されてしまうなどのトラブルは避けたいですよね。
そのためには、実際に配布・運用をする前に、まずは第三者にマニュアルを共有して試し読みをしてもらうことをおすすめします。
第三者に読んでもらうことで、完成したマニュアルに対する客観的な意見を得られます。
自分自身では気が付かなかった細かいミスや、誤字脱字に気が付くかもしれません。
このとき可能であれば、マニュアルで説明している内容に馴染みのある人と無い人の両方に読んでもらうことをおすすめします。
馴染みのある人に読んでもらうとマニュアル内に専門用語が使われていないか、また説明内容に誤りがないかなどをチェックしてもらえます。
また、馴染みのない人に読んでもらうことで、初心者でも理解のできる説明かどうかチェックすることができます。
双方の意見を取り入れると、さらに良いマニュアルに近づくでしょう。
第三者に読んでもらい、運用前の最終チェックを行ってから運用を始めるようにしましょう。
＊修正を加える
第三者に読んでもらったことで気が付いた修正点や、改善点があるかもしれません。
これらを基に、実際に運用を開始する前に修正を加えるようにしましょう。
マニュアルで何よりも重要なのは「分かりやすさ」です。
読む人が理解しやすいと感じるマニュアルの完成に近づけるため、できる限りの修正を加えるようにしましょう。
□マニュアルの運用とその後の手順
＊マニュアルの運用を開始する
第三者への共有の結果をもとに修正を加えた後は、実際にマニュアルの対象者に配布・運用してみましょう。
しかし冒頭でも述べた通り、マニュアルの作成は運用してしまえばそこで終わりというわけではありません。
運用した後も、少しずつ修正を加えてより良いものにしていく必要があります。
修正の参考にするため、マニュアルの運用後にそのマニュアルの読者である新入社員などにマニュアルの効果に関する聞き取りを行いましょう。
マニュアルで説明されていた内容は、わかりやすいものであったかなどを聞き、正直に答えてもらうようにしましょう。
聞き取りを行う際は、修正が必要な部分や改善点だけを聞き取るのではなく、良かった点も同時に聞き取ることをおすすめします。
実際にマニュアルを読んだ人からの意見の中には、マニュアルに対する厳しい意見もあるかもしれません。
たとえ聞き取りによって多くの改善点や問題点に気が付いたとしても、落ち込む必要は全くありません。
マニュアルは多くの人に読まれるものなので、全員の要望に応じたマニュアルの作成は不可能に近いのです。
そのため、何度も修正を繰り返して可能な限りマニュアルの完成度を高める努力が重要となります。
改善点や問題点が発生した後の対応こそが最も重要なので、問題点が多ければ多いほどそのマニュアルには伸び代があると解釈しましょう。
＊マニュアルを修正・更新する
聞き取った意見をもとに、マニュアルの改善に向けた修正・更新をおこないましょう。
不要な部分は削除し、より詳しい説明が必要だとされる際は追記します。
ただ、マニュアルは一度修正すればそれで完成というわけではありません。
改善点は何度も見つかりますし、そもそも業務の手順自体が大きく変わってしまうなんてこともあるでしょう。
そのたびに、状況に応じた修正・更新をおこなう必要があるのです。
この地道な作業の継続がマニュアルの質の向上につながります。
先ほども申し上げましたが、「全員の要望に応えた完璧なマニュアル」の作成はそう簡単にできることではありません。
しかし、少しでも完璧なものに近づけるためには、繰り返しの修正・更新はとても重要です。
□まとめ
今回は、マニュアル運用時の手順について説明しました。
実際に運用を開始した後も、多くの人からの意見を取り入れて修正を繰り返す必要があります。
マニュアル作成は終わりのない作業なのでとても大変ですが、その分やりがいのある作業です。
マニュアル運用の際は、今回説明した手順を参考にしてみてはいかがでしょうか。
当社では、経験豊富なスタッフが手間のかかる冊子づくりを徹底的にサポートいたします。
ご不明な点などございましたら、お気軽に当社までご連絡ください。
