「報告書が完成した後はどうすればいいのだろうか。」
「報告書を提出する前にチェックしておくべきポイントについて知りたい。」
このようにお考えの方は多いのではないでしょうか。
報告書の作成が完了したら、いよいよその提出となります。
せっかく作成した報告書を作り直す事態は、できるだけ避けたいですよね。
そのためには提出前に報告書をもう一度チェックすると良いでしょう。
今回は、報告書を提出する前にチェックすべき項目とその方法について説明します。
ぜひ、実際の報告書作成の際に参考にしてみてください。
□提出前にチェックすべき項目
＊記載ミスが無いか
報告書以外の文書にも共通することですが、作成した文書に記載ミスがあるのは致命的です。
そのため提出する前に、記載ミスが無いかどうか入念にチェックしましょう。
誤字脱字は気が付きやすいですが、そもそも記載している情報やデータが間違っているという場合もよくあります。
報告書に記載する情報やデータは、必ず間違いがないことの確認を入念にとったうえで、記載するように心がけましょう。
どんなに構成の良い報告書でも、記載ミスが発覚した場合は改めて作成する必要があります。
再作成の要因となる記載ミスをできるだけ避けるために、慎重にチェックしましょう。
＊同じ意味の言葉を書くときに表記が統一されているか
文章の中で、同じ言葉を何回も繰り返して書くことがあるかもしれません。
そのような際は、言葉の表記を統一するように心がけましょう。
同じ内容の言葉の表記が統一されていないまま書かれていると、読み手は混乱してしまい、理解しにくい報告書となってしまいます。
何度も繰り返されている言葉は、その文章内の重要なキーワードである可能性が高いです。
そのような文章内の重要なキーワードは、終始同じ表記で統一するように心がけましょう。
そうすることで内容が伝わりやすくなりますし、文章全体のまとまりも良くなります。
＊句読点は多すぎないか
文章の終わりに句点（。）を打つのは当然なのでおそらく問題はないでしょう。
難しいのは読点(、)の使い方で、これにははっきりとしたルールがありません。
一般的には「字数が多く、その読点がないと読みにくい場合」と「その読点がないと、意味が変わってしまう場合」に打ちます。
あまりにたくさんの句読点を打ってしまうと、文章が途切れ途切れになってしまいます。
途切れ途切れの文章は文章のテンポの悪化につながり、読者が読みにくいと感じてしまう原因となることがあるので注意しましょう。
＊難しい言葉や専門用語を使っていないか
報告書は大勢の人が読むため、誰でも理解しやすいように書くことが重要です。
難しい言葉の使用は避け、可能な限り簡単な言い方をしましょう。
ただ、報告書などのビジネスでの文書作成の際は、どうしても専門用語を使わなければならない場合があるかもしれません。
そのときは、その専門用語の詳しい説明を追記しましょう。
この説明をわかりやすくすることで、やむをえない専門用語の使用もカバーできます。
報告書は何よりもわかりやすさが重要な文書なので、この点も事前にしっかりとチェックしておきましょう。
このようにチェックリストを用意しておくと、報告書の確認作用がスムーズになるのでおすすめです。
□チェック方法
＊声に出して読んでみる
黙読ではなく、声を出して読むというのが重要です。
声に出して読むことで、黙読では気が付かない誤字・脱字などの間違いに気が付きやすくなります。
また音読すると文章のテンポが良いか判断できます。
実際に読んでみて、テンポが悪いと感じた箇所を修正することで、より文章の流れがスムーズになります。
文章のテンポの良さに注意すると、読者が読みやすいと感じる文章になるでしょう。
＊第三者に読んでもらう
これは客観的な意見を取り入れるためです。
自分にとっては理解しやすい文章でも、他の人からすればわかりにくいという場合があります。
そのため、本来の提出相手以外の人物に一度読んでもらって、感想を聞いてみましょう。
どうしても第三者に読んでもらうことが不可能な場合は、自分で読んでも構いません。
ただし、その際は作成してから最低3時間以上経ってから読み返すようにしましょう。
時間が経ってから読み返すことで、「なんでこんなにわかりにくい表現をしたんだろう」と気が付くかもしれません。
□まとめ
今回は報告書を提出する前にチェックするべき項目と、そのチェック方法について説明しました。
報告書の作成完了後すぐに提出してしまうと、後になってミスが見つかってしまうなどのトラブルが起きやすくなります。
せっかく作成した報告書が無駄になってしまわないように、事前に入念なミスチェックをおこないましょう。
その際はぜひ、今回の説明を参考にしてみてください。
当社は、手間のかかる冊子づくりを徹底してサポート致します。
ご不明な点などございましたら、お気軽に当社までご連絡ください。
