「報告書を作成するにあたって、何から始めればいいのか分からない。」
「報告書を作成する際に、意識すべきポイントを知りたい。」
このように、報告書作成に関して悩んでおられる方は多いのではないでしょうか。
報告書の作成は、段取りが分かっていないと難しいですよね。
いきなり作成に取り掛かるのではなく、報告書作成のポイントを学ぶのが良いでしょう。
そこで今回は、報告書を作成する際のポイントについて詳しく説明します。
ぜひ、実際の報告書作成の際に参考にしてみてください。
□報告書作成時に意識すべき5つのポイント
＊提出相手に適した書き方をする
報告書は社内に提出する場合もあれば、ほかの会社や顧客に提出することもあります。
それぞれに適切な書き方があるので、注意して書くようにしましょう。
例えば、社内の場合はその会社特有の書式が用意されていることが多いです。
作成前に上司などに確認しておくと、ミスが防ぎやすくなるのでおすすめです。
一方、他の会社や顧客に向けた報告書の場合は、言葉遣いなどに特に注意しなくてはいけません。
例えば、他社の社員の役職を間違って記載してしまったり、株式会社を(株)と省略してしまったりするケースが多いです。
これらは場合によっては失礼だと捉えられてしまうことがあるので、注意しましょう。
社内に向けた報告書より社外に向けた報告書のミスの方が、大きなトラブルの原因となる可能性が高いです。
自己判断で勝手に提出するのではなく、上司などに入念に確認をしてもらったうえで提出するようにしましょう。
このように、提出相手によってそれぞれ適した書き方があるので、より詳しく知りたい方は一度調べてみることをおすすめします。
＊事実を正確に書く
報告書だけではなく、ビジネスでの文書作成の際に最も気をつけなければならないのは、事実を正確に書くということです。
事実と異なる情報やデータの記載が発覚すると再作成や、作成者自身・企業全体の信頼が大きく失われる事態に陥いる可能性があります。
そのようなトラブルの発生を防ぐため、記載する情報やデータの根拠をきちんと確認したうえで、記載するようにしましょう。
また、自分の見解や意見よりも客観的なデータや調査資料などに基づいて書くことで、報告書の内容の信憑性が大きく高まります。
報告書の内容には間違いがないように注意しながら、作成を進めるようにしましょう。
＊具体的なデータを示す
例えば、企業の年間業績についての説明をするとします。
年間業績の報告は年次報告書の中でも、最も重要な部分です。
なぜなら、株主や投資家にとってはその報告内容が投機の判断基準となるからです。
そのため、できるだけ分かりやすく説明する必要があります。
年間業績に関する説明文を長々と書き連ねるだけでは、読者が読みにくいと感じてしまう恐れがあります。
文章だけではなくグラフや表などの視覚からの情報を用いてデータを整理すると、情報同士の比較や分析が簡単にできるのでおすすめです。
報告書を読む人がわかりやすいと感じるようなものを目指して作成することを心がけましょう。
＊わかりやすい構成を心がける
全体の構成を意識することは報告書作成にあたって重要なポイントの1つです。
具体的には、頭の中にピラミッドを描いてみることがおすすめです。
ピラミッドを大きく3つに分けて最上部をタイトル、中央を要旨、その次を詳細とします。
このピラミッドこそ、一般的な報告書作成の構造を表すものです。
おそらく多くの人はタイトルから書き始めるでしょう。
しかしこれはあまりいい手段ではありません。
ピラミッドの下部から、つまり詳細・要旨・タイトルの順で書くのをおすすめします。
タイトルを最後に考えると全体を踏まえた表題をつけられますし、内容も筋が通ったものになるでしょう。
＊必要な部分には見出しやテーマをつける
報告書は場合によっては膨大なページ数に及ぶ物になったり、長文になってしまったりすることがあります。
もちろん不必要な説明はできるだけ省くのが良いですが、不要な部分を省いてもまだページ数が多いということがあるかもしれません。
その際は、少しでも読みやすくするために見出しやテーマをつけましょう。
内容が膨大で読みにくくなってしまっても、見出しをつけるだけで読みやすさが格段に上がります。
例えば、説明内容を一言にまとめたテーマを最初に記述する、「1-1」のように数字で区分けして見出しを付けるなどの方法が良いでしょう。
手間がかかる作業ではありますが、この作業を丁寧におこなうと読みやすさに大きく影響するのでぜひ参考にしてみてください。
□まとめ
今回は報告書作成の際に、特に意識すべきポイントを説明しました。
これらの5つのポイントを意識して作成に取り掛かると、質の高い報告書が作れるでしょう。
これらのポイントを意識して報告書の作成にとりかかってみてはいかがでしょうか。
当社は、手間のかかる冊子づくりを徹底してサポート致します。
ご不明な点などございましたら、お気軽に当社までご連絡ください。
