「社内マニュアルの質を向上させるにはどうすればいいのだろうか。」
「そもそもマニュアルの役割や効果がどういうものなのか、よくわからない。」
このように、社内マニュアルに関して疑問を抱えている方は多いのではないでしょうか。
社内マニュアルについての疑問を抱えたままだと、作成を依頼された際に戸惑ってしまうでしょう。
作成にとりかかる前に、まずは一度マニュアルについて詳しく学びなおす必要があります。
今回は改めてマニュアルの果たす役割と、また多くの場で高く評価されるマニュアルに共通する特徴について説明します。
この記事を読んでマニュアルへの理解を深めることで、マニュアルに関する疑問が解消されるでしょう。
□そもそもマニュアルとは何なのか
マニュアルとは業務の詳細などが書かれた、仕事のガイドブックのようなものと考えていただければ分かりやすいでしょう。
その仕事の内容や目的、業務をうまくこなすコツなどが書かれていることが多いです。
ほとんどの場合、マニュアルを読むのは新入社員やその業務に不慣れな人です。
「このマニュアルさえきちんと読めば、初めての人でも業務を完璧にこなせる。」
そのような新入社員にとって心強い味方となるマニュアルこそが、作成者が目指すべき最高のマニュアルだと言えるでしょう。
□質の高いマニュアルに共通する3つの特徴
＊仕事の具体的なイメージができる
それでは、質の高いマニュアルに共通した3つの特徴について説明します。
前述のとおり、多くの場合マニュアルを読むのは新入社員などの業務に関する知識が全くない人です。
新入社員やその業務に慣れていない人は、仕事に関して詳しく知る必要があります。
そのため、社内マニュアルには仕事に対する具体的なイメージをしやすくするような説明を書きましょう。
例えば仕事の流れや達成したい目標、業務をこなすうえで意識すべきこと、または求められる仕事の水準などが詳しく書かれていると良いでしょう。
これらを明確にすることで、改めて自分の仕事の意味を理解することができます。
また、業務に前向きにとりかかるためのきっかけともなるでしょう。
＊簡潔に説明されている
マニュアルで最も重要なのは「初めてその作業をする人にとってマニュアルが仕事理解のためのヒントとなること」です。
そのためには、作業の段取りを丁寧に説明しなくてはいけません。
その説明さえ読めば、初心者でもその作業に取り組めるようなマニュアルの作成を心がけてください。
簡潔と言っても、説明しなくてはいけない内容を省略してはいけません。
内容の省略という方法ではなく、専門用語の使用をできるだけ避けるなどして少しでも理解しやすいマニュアルにするために努力しましょう。
どうしても専門用語を使用しなければならない場合は、詳しい説明を加えて理解しやすい配慮をしてください。
また、実際にその業務にあたったことがある人から情報を収集してみるのもおすすめです。
実際に経験した人ならではの、作業の上手なこなし方などが見つかるかもしれません。
おそらく、マニュアルを読んだ人は業務にあたるときにそれらを実践するでしょう。
そうすることでその人にとっての新たな学びに繋がり、新しくマニュアルを更新することで会社全体の成長に繋がります。
＊到達目標が明確に記されている
「手順は理解して、実際に作業を進めてはいるけど、この作業の目的って何だろう。」
読み手側にそう思わせてしまうマニュアルは、良いマニュアルとは言えません。
全ての作業には何かしらの目的や目標があります。
それらをきちんと明記すると、その作業の意味や必要性が明確なものになります。
また、目標がはっきりしていると作業を行う人にとってのモチベーションにも繋がるでしょう。
この作業にはちゃんとした意味があると理解させるようなマニュアルこそ、優れたマニュアルだと言えます。
可能であれば、仕事内容などの説明などより大きい文字で書くことで目標を目立たせることをおすすめします。
大きく書くことで読者の視線を集め、到達目標が頭に残りやすくなるでしょう。
このような方法で、マニュアルを通して読む人の仕事に対するモチベーションを上げれるように心がけましょう。
□まとめ
今回は改めて社内マニュアルの果たす役割とはどういうものなのか、そして高く評価されるマニュアルの特徴を説明しました。
社内マニュアルは、新人社員などにとっての仕事のガイドブックのような役割を果たすものです。
社内マニュアルがわかりやすく作られていると、新入社員のモチベーションが大きく上がります。
新入社員のモチベーションが上がると、会社全体の成長に繋がるでしょう。
会社全体の成長のためにも、これらの特徴を参考にしてマニュアル作成に取り組んでみてください。
今回説明した3つの特徴を意識するだけで、比較的わかりやすいマニュアルを作成できるでしょう。
ご不明な点などございましたら、お気軽に当社までご連絡ください。
