報告書作成に悩んでいる方必見|わかりやすい文章の書き方とは

ビジネスの場では報告書作成など、様々な場面で文章を書く力が必要です。
「上手な文章を書く力は、もともとのセンスじゃないの？」
そう考えている方は多いのではないでしょうか。
しかし、いくつかのポイントを心がけるだけで、読みやすくわかりやすい文章が簡単に書けるんです。
今回は、文章を書く際に心がけるべきポイントを説明します。
実際に報告書を作成する際に、ぜひ参考にしてみてはいかがでしょうか。

□そもそも読みやすい・わかりやすい文章って？

今から2種類の文章のうち、どちらかを読まなくてはいけないとします。
1つ目はダラダラ書かれていて最後まで読んでも結局何が伝えたいのか分からない文章、もう1つはテンポよく読めて伝えたい内容が明確な文章です。
どちらの文章を読みたいと思うかは明白ですよね。
目指すべきなのは2つ目の文章です。
つまり、「テンポよく読めること」と「伝えたい内容が明確であること」が読みやすい・わかりやすい文章の特徴となります。

□文章を書くときに心がけるべき5つのポイント

＊ポイント1|わかりやすい言葉で書く

当たり前ですが、読みやすい・わかりやすい文章を構成するのはわかりやすい言葉です。
書く内容に馴染みのない人でも理解ができるような文章を心がければ、自然と読みやすい文章が書けます。
無駄に難しい言葉や専門用語を使わずに、できるだけ簡単な表現をすることを意識しましょう。
しかし場合によっては、どうしても専門用語を使わないと説明できないことがあります。
その場合は、専門用語に関する詳しい説明を補足として追記しましょう。
そうすることで、その専門用語に馴染みの無い人でも理解ができるようになります。

＊ポイント2|根拠を明確にする

自分の意見を書く場合、その考えの元となったデータや出来事があるはずです。
そのような自分の意見を支えてくれるものを明記することで、はっきりとした根拠になります。
根拠がはっきりしていると、その意見の信憑性が一気に高くなります。
意見を書く前に、「自分はなぜこのように考えたのだろう」と元のデータなどをメモしておくと、あとから焦らずに済むのでおすすめです。

＊ポイント3|代名詞を使いすぎない

代名詞とは「あれ」「彼ら」など、一度出てきた名詞を省略するために用いられるものです。
特に字数制限がある文書の場合、字数を気にして代名詞を使いすぎてしまうことがあります。
もちろん、代名詞を使わずに文章を書くことはほぼ不可能なのですが、あまり使いすぎてしまうと読み手側のストレスに繋がります。
特に避けるべきなのは「前者・後者」という言い方です。
例えば「前者が後者の衰退の原因となった」と書かれていた場合、読み手はもう一度前者と後者が何だったか読み直さなくてはいけなくなります。
この無駄な作業によって、読み手はテンポよく文章を読めず、内容理解もしづらくなります。
代名詞の多用はなるべく避け、毎回きちんと名詞を書くように心がけましょう。

＊ポイント4|二重否定を使用しない

二重否定とは「あなたの言っていることはわからないこともない」のように、否定の言葉を二重に重ねて肯定の意味合いを強める表現です。
この表現を使用すると確かに微妙なニュアンスを表現できますが、そのぶん文章の意味が曖昧なものになってしまいます。
報告書などのビジネスでの文書作成は、何よりもわかりやすさが重要視されます。
二重否定は複雑な文章表現であるため、ビジネスでの文書作成の際には使用を避けた方が良いでしょう。

＊ポイント5|「一文一義」を心がける

「一文一義」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。
この言葉が分かりやすい文章を書くための大きなヒントとなるのです。
「一文一義」とは、1つの文章に1つの情報だけを書くという意味の言葉です。
1つの文章内にたくさんの情報が含まれていると、読みづらい文章になってしまいます。
例えば、会議の詳細に関して以下のような連絡がきたとします。
「明日の会議では今月の売り上げ低下の理由を探るために話し合いを行うので、事前に配布資料を印刷して、会議室の手配ができているか再確認してください。」
このような文章だと、一文に含まれた情報が多すぎて重要な内容を見逃してしまいます。
「今月の売り上げ低下の理由を探るための話し合いをおこなう」・「事前に配布資料を印刷する」・「会議室の手配の再確認をする」という3つがこの文章の重要な情報ですよね。
これらをはっきりと伝えるために、それぞれの文章を分けて書きましょう。
そうすることで、一文一義が成り立ち、わかりやすい文章が完成します。