初めての社内マニュアル作成でも安心|作成手順を知ろう

「新入社員の入社をきっかけにマニュアル作成を検討しているが、何から始めればいいのか分からない。」
「優れたマニュアルにするには、どのような点に注意すればいいか知りたい。」
このようにお考えの方は多いのではないでしょうか。
社内マニュアルはいくつかの手順をしっかりとふまえると、簡単に作成できます。
今回は、社内マニュアルの作成手順と理想とすべきマニュアル像について説明します。

□マニュアル作成の手順

＊手順1|説明の範囲を明確に設定する

マニュアルで説明できる情報量には限界があります。
そのため、作成にとりかかる前に、説明する範囲を明確に設定する必要があります。
範囲を決めなくてはいけない項目はいくつかあります。
その中でも重要なのは、説明する作業内容・読み手となるターゲット・マニュアルを活用すべきタイミングの3つです。
このとき、たくさん説明しようと欲張るのではなく、できるだけ狭い範囲で設定しましょう。
マニュアルの内容があまりに膨大すぎると、作り手にとって負担になってしまいます。
そして何より、読み手にとってもマニュアルの重要なポイントを理解するのが難しくなります。
そのような事態を防ぐため、説明する範囲はできるだけ限定して設定することを心がけましょう。
この設定が、マニュアルのクオリティを左右すると言っても過言ではないので注意して決定しましょう。

＊手順2|製作ツールを選ぶ

マニュアルの仕様に合わせて、作成時に使用する製作ツールを選びましょう。
一般的に、紙で作成する場合はWordやExcelなどのオフィス向けのソフトを使用します。
マニュアルは隙間時間などに繰り返して確認されることが多いです。
パソコンなどで見られる仕様の電子マニュアルだと、気軽に確認できて便利ですよね。
電子マニュアルの作成にはTeachme Bizというソフトがおすすめです。
理想のマニュアルに近づけるため、適切な製作ツールを使用しましょう。

＊手順3|情報の収集・分析・整理をおこなう

マニュアル作成にあたって正しい情報の収集や分析、それを分かりやすく整理することはとても重要な工程です。
マニュアル作成のための情報を収集する際は、主に業務資料などを用います。
そのうえで、実際にその業務を経験した人に聞き取りをおこなうことをおすすめします。
経験者ならではの発見や、業務の上手なこなし方などを知れるでしょう。
それらを追加で記載すると、初心者でも安心して業務にとりかかれます。

＊手順4|構成を決める

マニュアルの構成を丁寧に定めるのも、重要な工程です。
業務の全体像を俯瞰しやすいマニュアルの作成を心がけましょう。
このあと、ここで決定した構成に従って集めた情報を言語化すると、ようやく1つのマニュアルとして成立します。

＊手順5|目次や索引をつける

マニュアルは場合によっては、ものすごく分厚いものになってしまいます。
あまり分厚いと、知りたいことを調べるのに手間取ってしまいますよね。
そのような際は、マニュアルに目次や索引をつけるのがおすすめです。
目次や索引を作成すると、調べたいことをすばやく調べられます。
目次や索引の作成は面倒に感じる方も多いでしょう。
しかし、目次や索引を作成すると必要な情報がすぐに手に入り、業務にとりかかるまでのスピードも早まるので作成しておくのが良いでしょう。

□理想的なマニュアルとは

最も理想的なマニュアルは「心強いパートナーのようなマニュアル」です。
マニュアルを読むであろう、新入社員やその業務に馴染みのない人は、詳しくない業務で失敗しないか不安に感じるでしょう。
万が一業務上で何らかの疑問が発生したときでも、マニュアルを読むだけで解決できたらすごく安心ですよね。
このように読み手の人にとって、業務に取り掛かる際の心強いパートナーのようなマニュアルを目指すと良いでしょう。
そのためには難解な表現や専門用語の多用はあまりせず、わかりやすい言葉で説明するのが良いでしょう。
しかし、場合によってはどうしても専門用語を使用しないと説明できないことがあるかもしれません。
その場合は、その専門用語に関する詳しい解説を追記しましょう。
そうすることで、その専門用語に馴染みのない人でも理解を深められるでしょう。
また、「業務の流れは理解できるけど、自分が今おこなっている手順であっているのか分からない」と読み手に思わせてしまってはいけません。
わかりやすい達成目標や、結果として望まれる具体的な数字を示しましょう。
こうすることで業務の指標ができると同時に、モチベーションにも繋がります。