「セミナー資料の作成をすることになったが、どこに気を付けて作成すれば良いのか分からない。」
「社内マニュアルを作る際のポイントを知りたい」
そのようにお考えの方もいらっしゃると思います。
そこで今回は、社内マニュアルやセミナーの資料の原稿を作る際に押さえておくべきポイントについて解説します。
□セミナー資料の原稿を作る際のポイント
＊対象者と目的を明確にする
セミナー資料を作成する際に最も重要なことのひとつは、ターゲットを明確にすることです。
この資料を読む人は誰なのか、その人たちが求めている情報は何なのか、求められているニーズに合わせてコンテンツを設定するのが基本です。
対象の人物が社内の人間なのか、社外の人間なのか。
読み手は内容をある程度理解している人間なのか、それとも初めてそのコンセプトに触れる人間なのか。
このように、読み手の種類によって作るべきコンテンツは変わるでしょう。
そのため、原稿を作る際は読み手をしっかりとイメージすることが大事です。
＊言葉選びに気を付ける
セミナー資料では、なるべく専門用語を使わない方がいいでしょう。
先ほどのターゲットを意識するという内容にもつながりますが、必ずしも読み手が資料の内容に対して基礎知識を持っているとは限りません。
その内容を初めて見た人でも理解がしやすいように、言葉はシンプルで明確なものを選ぶようにしましょう。
ビジネスでは横文字を多用する方もいらっしゃると思いますが、それらの用語を知らない人からすると、理解しにくい資料になってしまうでしょう。
自分が知っているから使うのではなく、読み手の視点に立って、読み手が理解しやすい内容の資料を作るのが基本です。
＊情報量に気を付ける
セミナー資料を作る際には、資料の情報量にも気を付けるべきでしょう。
情報量が多すぎると、せっかく良い内容の資料であっても聞き手がすべて吸収できるとは限りません。
人は誰かの話を聞いているとき、その内容の80％は聞いていないと言われています。
最初の方は真剣に話を聞いていたけど、途中から全く話の内容と関係ないことを上の空で考え始めてしまった経験は誰にでもあるのではないでしょうか。
そのように、人は話の内容が多くなると、そのすべてを聞いて理解することが難しくなります。
そのため、セミナー資料の原稿もシンプルで分かりやすいものにすることを心がけましょう。
□社内マニュアルを作る際のポイント
＊読み手が誰なのか意識する
マニュアルを読む人は、ある特定の業務内容に慣れていない初心者の方の場合が多いです。
そのため、読み手の中にはこれからの業務内容に不安を持っている方もいらっしゃるでしょう。
読み手が安心して業務を遂行できるように、マニュアルは分かりやすく簡潔に書かれている必要があります。
曖昧な表現はなるべく使わず、誰が見ても共通の理解ができるような内容にしましょう。
例えば、半分以下という表現ではなく40％という表現にするなど、定量的な表現を使用すると、より理解しやすい文章になります。
＊情報収集を行う
マニュアルに書く内容を決めたら、次に行うべきことは情報収集です。
実際にそのマニュアルに従って業務をする人に聞き取りを行いましょう。
その業務の内容を熟知している人にヒアリングを行うのが効果的です。
その際、その業務に関する専門用語を使って話をされることもあると思いますが、マニュアルに書く段階では、その専門用語を誰でも容易に理解できる簡単な言葉に置き換える必要があります。
専門用語は、マニュアルを読むような、まだ業務に慣れていない方たちにとっては理解が難しい場合が多いからです。
＊5W2Hを明確にする
マニュアルを作成する際には、5W2Hを意識してより明確な内容にすることをおすすめします。
ある業務を誰が、いつまでに、どのような方法で行うのか、といったように人によって認識のズレが生じないように設定するのがよいでしょう。
また、5W2Hを意識してマニュアルを作成しておくと、そのような認識のズレが発生するのを防ぐことができるできます。
＊内容を詳細にする
大枠が決まった後は、一つ一つの内容を決めていく段階に入ります。
詳細な説明を入れることで、より分かりやすいマニュアルを作成できるでしょう。
この際のポイントは、見出しをいくつかに分けることです。
見出しを分けることで内容に区切りがつき、理解がよりしやすくなるでしょう。
見出しを読者の注意を引き付けるようなキャッチーなものにするのもおすすめの方法です。
□まとめ
今回は、セミナー資料や社内マニュアルの原稿を作成する際に気を付けるべきポイントを解説しました。
それぞれ原稿を作成する際にはいくつかの注意しておきたいポイントがありました。
一見難しそうに見える資料やマニュアル作りも、ポイントを押さえればスムーズに作ることができると思います。
資料・マニュアル作りの際は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
