「短時間で伝わる報告書が書きたい」
「なるべく時間をかけずに報告書を書きたい」
本ページではそんな報告書の作り方の悩みを解決すべく、構成からポイントまで丁寧にご紹介していきます。
□まずは報告書の構成理解が重要です
報告書を書く際にとても重要となるのが、構成の理解です。
良く使われる報告書の構成は課題、要旨、詳細と3つに分かれた構成になっています。
イメージとしてはピラミッドを想像してもらえると良いのではないでしょうか。
1番上が課題、次に内容要旨（会議の内容）、1番下が詳細確認と考えてください。
このピラミッド階層で考えたときに、皆さんは上下どちらから先に書くか意識していますか？
実は書き方の順番には正解があって、報告書は下の階層から書くと上手くいくことが多いです。
上部（課題）から考えてしまうと、とても難しい書き方になります。
そのため、詳細をだんだんと要約していく形で書いていくと良いのではないでしょうか。
また、構成を理解することにプラスして、「事実」と「自分の意見」は区別することも意識したほうが、より報告書のクオリティーを高め、スマートな報告書に近づけます。
作成する報告書が「事実」を記載すべきものなのか、それとも「意見」が求められるのかを意識して書きましょう。
報告書の末尾に「所見」という項目を設けて、自分なりの意見を記述できる枠を確保するのも良いかもしれません。
□失敗しない具体的な報告書の書き方
まずは標題について説明します。
標題は見る人の目を一番最初に引き付けるので非常に重要なポイントです。
本などを選ぶ際も、本についているラベルやタイトルに書いてある文章が最初に目に入り、印象を決めますよね。
標題は文章の概要がざっくりと一目でわかるように15字程度で具体的に書き、あいまいな表現を避けましょう。
事実ベースのワードをポツンと書くのではなく、数字や具体的事実を標題に含めると、内容を理解してもらいやすくなります。
次に本文について説明します。
一番最初は、文章が長くならないように、簡単に「標題の件につき、下記の通り、報告いたします」と書きます。
そのあとで、文章の場合は「記」と中心に書いて、箇条書きで良いので項目を続けましょう。
最後は「以上」でしめることを忘れないようにしましょう。
次に状況説明について簡単に説明します。
状況説明は、将来的に重要なエビデンスとなる可能性があるので、必ず正確に書きましょう。
書き方は項目分けをして箇条書きで構いません。
最後に要旨の作り方について説明します。
構成の説明の時にも述べた通り要旨は文章をまとめる、最後に取り掛かる作業です。
忙しい上司の立場になってみると、要旨を一見するだけで内容と結論が把握できたほうが時間短縮にもなり、ありがたいですよね。
このように相手の立場になって簡潔にまとめられるようにすると良いと思われます。
□報告書の書き方の要点を4つご紹介
ここからは「具体的な報告書の書き方」の説明の際に説明しきれなかった、絶対に注意すべきポイントを4つに絞ってご紹介していきます。
まず1つ目のポイントは「何についての報告書かを意識すること」です。
例えば、立場がかなり上の相手に提出する報告書の時は、現場の声を参考にすることが多いので、自分自身やほかの現場も記載すると良いかもしれません。
更に、立場が上の方は忙しいので、その際は短く簡潔に書くと良いでしょう。
また、トラブルやクレームがあり上司や先輩に指示を仰ぎたいときの報告書はなるべく詳細に書くことが求められます。
簡潔さなどは大して重要ではありません。
これらの例のように、何についての報告書かによって記載するべき内容は大きく異なってくるので、必ず意識するようにしましょう。
2つ目のポイントは「結論ファースト」です。
多くの場合、読み手は結論を求めていますので、要点を絞って的確に書くと、まとまりのあるわかりやすい報告書になります。
また、あいまいな表現も無駄な内容とされるので、具体的な数字などを使うようにしましょう。
3つ目のポイントは「内容だけではなく見た目にも気を付けること」です。
皆さんはレイアウトや見出しにも気を配っていますか？
文頭はきれいに並べ、見出しを一見するだけで内容の概要が分かるのが好ましい報告書だと思います。
分量や読みやすさを意識した改行をすると、とても分かりやすく、目を通しやすい報告書になります。
最後のポイントは「顧客向けの報告書は要約されたものを1枚別個に準備すること」です。
社外向けの報告書は少し工夫を加える必要があります。
時間がない相手のために、要約を一枚作って、すぐに目を通せる配慮を心がけましょう。
そしてじっくり読めるに詳細内容を後ろに2、3枚続けるといいでしょう。
以上がポイントになので、是非とも参考にしてください。
□まとめ
報告書の作り方について、作る前の構成を理解することから実際の作り方、作成時のポイントについて説明してきました。
報告書の作り方のイメージはつきましたか？
初めから完璧な報告書」を目指すことは難しいですが、徐々にポイントをマスターしていくことによって、状況にあったスマートな報告書が書けるようにしましょう。
