「社内マニュアルを作ろうと思ったけど何から始めてよいか分からない」
「社内マニュアルを作る際のポイントは？」
いざ、社内マニュアルを作ろうと思っても手順や作成時のポイントなんて分らないなんてことありますよね。
本ページでは良質な社内マニュアルの作り方の手順と、押さえるべきポイントをご紹介します。
□社内マニュアル作成の前に要確認、業務マニュアルかチェックリストか
まず、社内マニュアルを作り始めようと思ったときに一度立ち止まって確認してほしいことがあります。
それは、今から作成予定のものは「業務マニュアル」か「チェックリスト」なのかということです。
例えば、今からあなたが新しい従業員に対して「仕事の全体像を把握してもらいたい「業務の細部まで把握してもらいたい」という目的で作成するのであれば、業務マニュアル（手順書）を作成することをおすすめします。
しかし、あるタイミングでのみ見てほしい資料、例えば「何かの申請書を作成するときの手順」や「レポートの書き方」を作成したい場合はチェックリストを作成するといいでしょう。
これらの違いを明確に理解して作成に取り掛かると、より理想的なマニュアルが完成するのではないでしょうか。
本ページで紹介していくのは「業務マニュアル（手順書）」の方なので、こちらの作成にあたる方は引き続き作成時のポイントと具体的な作成手順をご覧ください。
□作成前に抑えておきたいポイント5選
自分が作成したいものが業務マニュアル（手順書）と確認いただいた次は、マニュアル作成時のポイントを押さえておきましょう。
ポイントをしっかり押さえたマニュアルと、好き勝手作成したマニュアルとでは、従業員の理解の定着などに大きく影響を与えるので、しっかりと確認しておきましょう。
まず1つ目は「5W1Hを意識して作る」です。
マニュアルは内容を伝える相手（Who）・時（When）・場所（Where）・何を（What）・理由（Why）・方法（How）を明確にする必要があります。
マニュアルのどのパートを見れば、自分の知りたいことが書いてあるのかをハッキリと分かるように作成しましょう。
2つ目は「仕事の全体が分かるように書く」です。
従業員が今、全体の業務の内、どんな業務に携わっているかを把握してもらうことは非常に大切です。
一人一人の成長の早さにも影響を与えるのではないでしょうか。
3つ目は「業務の判断基準を明確に示す」です。
業務に取り掛かる最初の内は慣れないことが多くて様々な場面で悩むことが多いでしょう。
そこでマニュアルでは基本だけではなくて、様々な状況に対応できるように応用が利くようにもしておきましょう。
対策としては「もし～だったら」というパターンをいくつか想定しておき、その対処法を現場の声を参考にして記しておくといいでしょう。
可能な限り様々なケースを記載することをおすすめします。
4つ目は「トラブルを想定する」です。
過去に起こったトラブルを例にその対処方法などを記載することで未然予防にもなりますし、実際に起こってしまっても対応できるようになるのではないでしょうか。
いくら基本が書いてあってもトラブルはつきものですので、しっかりと明記しておくことをおすすめします。
最後に「特に読んでもらいたい部分を強調する」です。
ただ文字の羅列ではせっかくいいマニュアルができても読んでもらえません。
文字の形式や色を変えたり、図などを使って重要な部分は目立つようにしましょう。
以上のことに気を付けて作成に臨んでみてください。
□良質な社内マニュアル作成の5つの手順
社内マニュアルの作成時のポイントを押さえてもらったところで、いよいよ作成の説明に入っていきます。
作成には5つの手順に分けると分かりやすいので参考にしてみてください。
＊手順1「業務内容の範囲確定」
何事も最初が肝心ですよね。
マニュアル作成の知己も「最初にどこまで書くか」を決めることによって内容がぶれにくくなります。
あっちもこっちもとなって、まとまりのないマニュアルを避けるためにも、しっかりと業務の範囲を確定してから作成し始めましょう。
＊手順2「目次と構成を考える」
目次と構成を考えることによって、網羅性が高まり、マニュアルの質が高まります。
先ほどの手順にも登場しましたが、内容がぶれないようにするためにもとても重要な手順です。
＊手順3「担当と時系列をもとに記載事項を並べる」
ここまでの手順を踏んでやっと内容に関して説明します。
業務マニュアルは時系列で書くと非常にわかりやすく、ぱっと見で確認したいところが分かるようになります。
更に担当ごとに書いてあげると、更に見やすくなるでしょう。
＊手順4「マニュアルを借り運用する」
「え？早くない？」と思うかもしれませんが、この段階で1度作成中のマニュアルに沿って実務を回してみてください。
恐らく、たくさんの気づきがあると思います。
早い段階で改善点を落とし込んでいくことをおすすめします。
＊手順５「マニュアルを改善する」
仮運用で出た反省をもとにマニュアルを改善してみましょう。
仮運用をすると必ずと言っていいほど盲点がでてきます。
想定できなかったことに関してもしっかりとマニュアルに落とし込みましょう。
こういった手順を踏まえて、マニュアルの追記を繰り返していきます。
試行錯誤をひたすら一人で行うのも辛いと思うので、現場の声を参考にしながら作業を進めるのも良いかもしれません。
□まとめ
社内マニュアルのポイントから作り方の手順までを説明しましたが、イメージはつけられましたか？
何度も繰り返しになりますが、初めが非常に肝心です。
ポイントをしっかりと押さえて、構成を固めてから作成し始めるときっと良質な社内マニュアルが出来上がるはずです。
