日々Wordを使って仕事をしている方はとても多いと思います。
Wordを使った仕事をもっと効率的にこなせるようになりたい、そんな風にお考えの方はいらっしゃいませんか？
今回は仕事の効率を上げられる、知っていると便利なWordの機能をご紹介します。
□Wordの便利な機能
＊Wordにパスワードをかける
社内機密など第三者に見られたくない文書にはパスワードがかけられます。
ファイルタブの「情報」をクリックし、「文書の保護」を選択、そこから「パスワードを使用して暗号化」を選択するとパスワードを設定できます。
＊箇条書きの挿入
文書を作成していて、箇条書きを挿入したいときは、自分で数字や記号を用いて箇条書きを作成できますが、Wordには箇条書きの機能があります。
ホームタブの「段落」から箇条書きの設定ができます。
▽ボタンをクリックすると行頭文字の選択ができ、その後Enterを押すと必要な分だけ行を増やせます。
毎回記号や数字を入力する必要がなくなるので、面倒な手間が省け、作業効率が上がるでしょう。
＊テンプレートを作成する
報告書や契約書など、頻繁に同じ形式の書類を作らなければならない方も多いと思います。
毎回最初から作るのは手間がかかりますし面倒ですよね。
そんな時に便利なのがテンプレート作成機能です。
テンプレートは1度作ってしまえば、その後何度でも繰り返し使えるようになるため、最初から作る必要がなくなります。
そのため作業効率を格段に上げられるでしょう。
まず、Wordでテンプレートにしたい文書を作成しましょう。
保存したいテンプレートが完成したら、ファイルタブの「名前をつけて保存」を選択、「コンピューター」、またはOffice2016プログラムで「このPC」を選択します。
その後、「ファイル名」ボックスにテンプレートの名前を入力し、基本的なテンプレートの場合は、「ファイルの種類」ボックスの一覧から「Wordテンプレート」を選択します。
文書にマクロが含まれている場合は、「Wordマクロ有効テンプレート」を選択して下さい。
これでテンプレートの作成は完了です。
作成したテンプレートを使用したいときは、ファイルタブの「新規」をクリックすると、テンプレート文書の一覧から作成したテンプレートを開けます。
また、テンプレートは自分で作成しなくとも、あらかじめ作成されたものも使えます。
ファイルタブの「新規」から、既成テンプレートを無料でダウンロードでき、そのまま使うことも、自分のニーズに合わせてカスタマイズもできるので、既成テンプレートを活用することでより効率良く文書の作成ができるでしょう。
＊文書の自動保存
突然の強制シャットダウンにより、時間をかけて作成した文書のデータが全て消えてしまった、そんな経験のある方はいらっしゃいませんか？
そんな大惨事を未然に防ぐ方法があります。
それが自動保存機能です。
ファイルタブの「オプション」から「保存」を選択すると、何分間隔で自動保存するかということや、自動回復用ファイルの場所の設定などができます。
Ctrl＋Sを押すとその場でファイルの保存もできるので、自動保存機能と併用すると抜け落ちることなく文書データを保存できるでしょう。
＊ハイパーリンクの設定
リンクとはインターネット上で、あるページから違うページへ移動する仕組みのことを指します。
Wordにもその機能が備わっており、ハイパーリンクは他のファイルやWebサイトなど別の場所へリンクできます。
挿入タブから「リンク」を選択し、「表示文字列」のボックスにWebページの名前などを入力、その後「アドレス」のボックスにWebページのURLを入力すると、文書内にリンクを貼り付けられます。
マップなどで説明したいことがあるときにハイパーリンク機能を用いると、文書の作成者はWordにマップを図として貼り付けるなどの手間が無くなり、閲覧者もリンクをクリックするだけでスムーズにリンク先へ移動できるでしょう。
□番外編
仕事をする上で、頻繁に使う言い回しやメールアドレスなど毎回タイピングするのが面倒と思うことはありませんか？
Wordの機能ではありませんが、それを解決してくれる方法があります。
それが「単語登録」という機能です。
例えば、「り」とタイピングすると、予測変換に「了解です。ありがとうございます。」と表示させるように設定、また、「メール」とタイピングすると予測変換に自分のメールアドレスを表示させるように設定ができるので、頻繁に入力する言葉を設定しておくと、格段に仕事の効率を上げられるでしょう。
Windows10のパソコンではタスクバーの「A(あ)」のところを右クリックし、「単語の登録」を選択すると、この設定ができます。
□まとめ
今回は、仕事の効率を上げられるWordの便利な機能をご紹介しました。
どの機能も知っていて損はない機能ですので、ぜひ一度試してみて下さい。
原稿を作成する際、困りごとがありましたら、当社までお気軽にお問い合わせ下さい。
経験豊富な専門家がアドバイスをさせて頂きます。
