新社会人の方必見！上手な報告書の作り方をご紹介

業務日報や出張報告書、クレーム報告書など会社で報告書を作成する機会は多くありますよね。
上手な報告書の作り方を知りたい、そんな風に思っている新社会人の方はいらっしゃいませんか。
同じ仕事内容でも、報告書の書き方一つで上司への伝わり方は大きく変わります。
今回は上手な報告書の作り方をご紹介します。

□報告書の構成

報告書は業務の内容とその結果を報告するためのもので、通常は標題、内容要旨、詳細内容の3点から構成されます。
受け取る側が理解しにくい、読みにくい報告書は作成する意味がないですよね。
報告書を作成する上で、全体の構成を意識することはとても重要です。
では、実際に報告書を作成する際に何から書き始めるのが良いのでしょうか。
標題から書き始めるのが良いと考える方もいらっしゃるかもしれませんが、詳細内容、内容要旨、標題の順番の順番に書き進めるのが一般的です。
なぜなら標題、内容要旨、詳細内容の順番に内容を考えるのはレベルが高く、一貫性のある報告書にはなりにくいからです。
そのため、まずは一番具体的に書きやすい詳細内容から書き始めましょう。
そして、その詳細内容の要旨、それに合った標題を考えます。
標題からではなく詳細内容から作成することで一貫した報告書にできるでしょう。

□報告書の作成ポイント

＊簡潔で分かりやすい内容を意識する

報告書を作成する上で最も重要とも言えるポイントが、簡潔で分かりやすい内容を意識することです。
報告書を提出された側が最も知りたいのは、業務を行った過程ではなく結果です。
そのため、まずは結論から書き出しましょう。
その後、その結論に至った理由や原因を書くことで、分かりやすく簡潔な内容にできます。
そして、難しく理解しにくい表現を使うのは避けて、誰が読んでも理解できる報告書を心がけましょう。

＊5W2Hを意識する

報告書を作成する際、When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)、How much(いくら)の5W2Hを意識することが大切です。
これは報告書以外にも言えることですが、5W1Hを意識した文章は、相手に正確に状況や物事を伝えられます。
そのため普段から5W2Hを意識した文章の作成を心がけると良いでしょう。
また、完成した報告書を確認する際に5W2Hの抜けがないかチェックするようにしましょう。

＊見た目を整える

報告書は内容だけでなく見た目を整えることも大切です。
見た目が悪い報告書は内容が良くても、読む気が起こらないだけでなく、読み手に作成者のやる気がないと思われてしまうこともあります。
内容ももちろん大切ですが、見やすく美しいレイアウトを意識し、読みやすい報告書を作成しましょう。

＊提出する相手によって書き方を変える

報告書は誰に向けて書くかによって内容を変える必要があります。
部内向けの報告書の場合は、形式が決まっている場合があるので事前に確認しておきましょう。
また、上司やチームが何を求めているのかしっかり理解した上で報告書に内容を盛り込みましょう。
会社のトップや役員向けの報告書の場合は、提出は可能な限り早く、迅速な対応をしましょう。
普段から忙しい会社の上の立場の人々は、現場の状況を詳しく把握していない場合があります。
物事を判断する材料として現場からの意見を求められることがよくあるので、参考になるような所見を必ず記入しましょう。

＊所感

報告書は、所感を交えて書くことがあります。
所感は「心に感じたこと」という意味で、ビジネスでは感想とは違う意味を持ちます。
報告書における所感は現在の状況と今後の改善点や目標などを合わせて自分が感じたことを書くと良いでしょう。
また、所感においても結論から書くことを心がけてください。

＊データを用いる

分かりやすい報告書を作成する手段として、データを用いるのも有効な方法です。
「利用者はかなり増加した」や「この地域では女性の利用者がやや多い傾向が見られた」など感覚で説明をすると、感覚は人によって異なるので誤解を生む可能性があります。
言葉のみの説明より「2か月前と比べ、利用者は20％増加した」や「この地域では男性に比べ、女性の利用者が10％多い傾向が見られた」など、数字を用いたデータを提示したほうが分かりやすく、圧倒的に根拠として信頼できます。
データを積極的に用いて、分かりやすく論理的な報告書を目指しましょう。