「上司から社内マニュアルを作成するように指示されたが、どのように作成すれば良いのか分からない。」
「分かりやすいマニュアルを作る方法が知りたい。」
そんな風にお悩みの社員教育担当者さんはいらっしゃいませんか。
今回はそんな方に向けて、上手な社内マニュアルの作成法をご紹介します。
□マニュアル作成時に押さえておくべきポイント
どのようなスポーツをする上でも、選手のレベルに関係なく最初にストレッチやウォーミングアップを行うことが大切なように、物事には共通で押さえておくべき基本のポイントがあります。
そこで、マニュアルを作成する上での基本のポイントをご紹介します。
＊仕事の全体像が分かる
会社に入社して間もない新入社員は、会社全体でどのように業務が遂行されているのか把握できていない人が多いです。
ジョブローテーションを行う企業が多いのは、このことが理由の一つと言えるでしょう。
会社全体の仕事内容を把握しているのとしていないのでは、その後の生産性に大きく影響します。
会社についての詳細や会社全体の仕事の流れをマニュアルに記載することで、業務経験がなくても事前に知識を得られます。
入社したてで右も左も分からない新入社員も、安心して業務を始められるでしょう。
＊要点を押さえた簡潔で分かりやすい内容
調べ物をする際に、自分が求めている情報以外のことが長々と書かれていて、求めている情報を見つけるのに苦労したという経験がある方はいらっしゃいませんか。
マニュアル作成する上で、新入社員に向けたマニュアルは特に、読み手が必要としている情報を分かりやすくまとめることが大切です。
そのために、マニュアルを作成する際は、誰が読んでも理解できるように要点を押さえ、簡潔で分かりやすい内容を意識しましょう。
＊図や表を使用する
説明書やマニュアルを読む際、辞書のような文字のみのマニュアルより、図や表が用いられたものの方が読みやすいですよね。
同じ内容を説明される時、文章のみの場合に比べ図や表を用いて説明された方が記憶に残りやすいです。
また図や表を使うことで一度に目に入ってくる情報量を増やせるというメリットもあります。
適切に用いてより分かりやすいマニュアルを目指しましょう。
＊判断基準を記載する
マニュアルを作成する上で、仕事の内容だけでなく実際に仕事を行う時に役立つ判断基準を記載することも大切です。
これにより、新入社員など業務を行ったことのない人も自力で業務を遂行しやすくなります。
また、上司が部下からの質問に答えるために割く時間が減り、社内全体の作業効率を上げられるというメリットもあります。
□マニュアルを作成する手順
次に分かりやすいマニュアルを作成するための具体的な方法をご紹介します。
＊業務内容を整理し、構成を考える
マニュアルを作成する際、まずは業務の内容を整理することから始めましょう。
その際、要点を押さえて簡潔にまとめることが大切です。
ごちゃごちゃしていて文章全体がまとまっていないマニュアルは、読み手が読むのが苦痛となりやすく、マニュアルを作成する意味がなくなってしまいます。
また、システムの説明をする場合、システムの利用方法だけでなく、何のためにそのシステムを用いているかについても併せて記載することで、より理解度を高められるでしょう。
次に、それらの内容をどの順番で記載するかなどの構成を考えましょう。
分かりやすい基本事項から、実務に関する高度な内容へ順を追って理解できる構成にすることが大切です。
＊仕事を行う上での注意点を記載する
仕事をする上で誰にでもミスする可能性がありますが、マニュアルによくあるミスを記載することでミスの数を減らせます。
例えば、ミスをしがちな業務の説明文に「必読、よくあるミス」などと記載することで読み手の注目を集められます。
また、クレームの実例や対応方法を記載することも大切です。
ある程度クレームに関して知識があると、実際にクレームを受けた際も落ち着いて対応ができるでしょう。
自分が新入社員だった頃を思い出してみて、後輩にアドバイスしてみてはどうでしょうか。
□よりよいマニュアルにするために
マニュアルが完成したら、配布する前に同期や部下にマニュアルを共有しフィードバックをもらうことをおすすめします。
他人から意見をもらうことで自分では思いつかなかった考えや、改善すべき点が見つかることが多くあるからです。
また、実際にマニュアルを配布した後にマニュアルの読者から、分かりにくい点があったか、業務を行う上で困った点はあったかなどのフィードバックをもらうのも良いでしょう。
一度作成したマニュアルを見直し、改善することで読者にとってより分かりやすく役立つマニュアルになります。
□まとめ
今回は社内マニュアルの作成法についてご紹介しました。
マニュアル作成時は是非こちらの内容をご活用ください。
また、冊子の作成時に困った点がありましたらお気軽にご相談ください。
当社の経験豊富な専門家が手助けをさせて頂きます。
皆様のお問い合わせを心よりお待ちしております。
