皆さんは、報告書を書くように頼まれたら、どんなことに注意しながら書きますか。
報告書は社会人が最も作成することの多い資料の一つです。
しかし、分かりやすく書くためのコツを知っている人は意外と少ないのではないでしょうか。
今回は、分かりやすい報告書作成のコツや注意点を一緒にみていきましょう。
□報告書の構成
＊報告書は結論から書くようにする
報告書は、結論から先に書くように意識すると分かりやすく書けます。
なぜなら、報告書を書く目的は、情報を共有するためだからです。
そのため、だらだらと長い文章を最初に書くのではなく、まずは一番言いたいことを表す結論を先に書くようにしましょう。
詳細は、結論だけではわからない場合や、時間があるときだけ読んでもらえればいいので、後半に回すようにします。
＊テンプレートを利用することも考えよう
報告書は、日常的に多く作成されるものなので、テンプレートがたくさんあります。
よく使用されているのは、ワードやエクセルに入っているテンプレートです。
このテンプレートでは、日付、宛名、名前などを書く欄があらかじめ用意されています。
これを利用することで、効率的に報告書を作成できるのでぜひ利用してみてください。
ただ、会社によって、すでにテンプレートを作成している場合は、注意が必要です。
この場合、テンプレートを使用せずに報告書を作成すると、時間を無駄に消費するだけでなく、書き方が違うため、書き直しになる可能性があります。
まずは、会社の社員に決まった形式がないか確認し、もしなければ、ワードやエクセルのテンプレート機能を利用するようにしましょう。
□報告書を書く際のポイント
1つ目のポイントは、報告書の目的を意識することです。
今から書こうとしている報告書が何を伝えたいのか、先に考えるようにしましょう。
この理由は、報告書の目的によって、どの部分に力を注ぐべきかが変わってくるからです。
また、現場の意見なども記述した方が、全員の意見を反映させやすい解決策を考えやすくなります。
ただ、詳細に書くことは、冗長な文章にして良いということではありません。
報告書の本来の目的である伝えるために書くことを忘れずに、できるだけシンプルで読みやすい文章を心がけるべきです。
2つ目のポイントは、結論を先に書くことです。
報告書全般に言えることは、結論を先に書くということです。
企業にとって時間は、限りなく大切な財産です。
情報伝達の際に、少しでも時間にロスが出さないように、伝えたいことはシンプルに伝えるということを意識しましょう。
3つ目のポイントは、誤字脱字や表現をチェックすることです。
報告書が完成したら、必ずミスや表現の誤りがないかチェックします。
これは、面倒くさがってしない人もいるのですが、必ずチェックを行ってください。
万が一、誤字脱字や表現の誤りがあった場合、読み手としてはかなりのストレスを感じます。
読み手が文章の内容に集中できるように、できるだけストレスの少ない文章を作成することが大切です。
また、文章の語尾も揃えるように意識してください。
語尾の選択肢としては、「ですます調」か「である調」の2択です。
この2つの使い分けに厳密なルールがあるわけではありません。
ただ、一般的に、前者は小説やエッセイなどに使用されることが多く、後者は論文やレポートに使われることが多いようです。
4つ目のポイントは、事実と自分の意見を分けて書くことです。
報告書作成の際によくあるミスが、事実と自分の意見を混同してしまうケースです。
報告書においてどちらがより重要ということはありません。
ただ、意見と事実が混同してしまうと、読み手側が間違った解釈をしてしまうリスクがあります。
そのため、事実と意見は段落を変えてまとめておくといった工夫をして、誤解を少しでも防ぐ努力をしましょう。
5つ目のポイントは、レイアウトにも注意することです。
いくら無駄がなく質の高い文章でも、レイアウトが崩れていると良い資料には見えません。
意識するポイントとしては、文頭をきちんと揃える、見出しと本文を区別しやすくするといったことがあります。
ただ、レイアウトに関しては、自分は読みやすいと思っていても、他人はそうでないことがよくあります。
そのため、他の人の評価を得るために、完成したら他人に一度見せてみると良いでしょう。
6つ目のポイントは、社外の人向けの報告書は、要約を一枚にまとめることです。
お客様や社外の人に対して報告書を作成する場合は、報告書とは別に、要約を一枚つけておくとより親切で評価が上がりやすいです。
特に時間のない人は、全体像をできるだけ早く把握し、資料を読むことに時間をかけたくない人もいるかもしれません。
全員が資料を読んでくれるわけではないと頭の片隅においておくことが大切です。
□まとめ
報告書を書く際に最も意識することは、分かりやすく伝わる文章にするということです。
そして、そのことを意識しつつ、自分の作成する報告書の目的に合わせて、柔軟に詳細を作り替えていきましょう。
私たちは、冊子作成に関する皆さんのご相談を受け付けています。
ぜひ、お気軽にご連絡くださいませ。
