社内マニュアルを作成する際の手順と注意するポイントとは

「はじめてのマニュアル作成で何から手をつけたら良いのかわからない。」
「マニュアル作成にそんなに時間をかけられない。」
突然マニュアルを指示されたら、みなさんはマニュアルを作れる自信はありますか。
今回は、マニュアル作成をする際に、注意するポイントと手順について分かりやすく解説します。

□社内マニュアルを作る際に意識するポイント

社内マニュアル作成で注意すべきポイントは、効率的に、抜けや漏れなく、しかも相手に伝わるような資料を作ることです。
マニュアルは多くの人が業務の内容を理解するために読むものです。
そのため、資料の内容に不足がないように努力するのはもちろんですが、相手が理解しやすいマニュアルを作成することも同じくらい大切になります。

さらに、内容だけでなく制作にかける時間についても意識するようにしましょう。
文章や内容をきちんと質の高いものにすることはもちろん大切ですが、マニュアル作成をしている時間は業務にあたれないということでもあります。
あまりに時間をかけ過ぎてしまうと、業務の停滞にもつながる恐れがあるので、作成の際には質と時間の両方を意識するようにしましょう。

□マニュアルの作り方

はじめに、作成にかける時間を決めます。
まずは、いつ完成させるのか、きちんと予定を立てましょう。
マニュアル作成はどうしても普段の業務を優先してしまうあまり、後回しになることが多いようです。

ただ、マニュアルは質の高いものを作れば、将来的に時間の節約や作業効率の向上につながります。
そのため、後回しにしてしまわないように、まずは期間を決めておくのがいいでしょう。

スケジュールを作る際には、作成にかかる時間はもちろん、印刷を終えていつ配るのかといった完成後のことまで考慮して計画を立てる必要があります。
例えば、新卒社員向けのマニュアルであれば、4月までには配布できるようにする必要があります。
完成時期から逆算して、無理のないスケジュールを立てましょう。

次に、ターゲットを決めます。
マニュアルを作成する際には、読者を決めることがとても重要になります。
これを決めておくことで、後々どんなソフトを使用するべきなのか、どんな言葉を使用すべきなのかといった細かいことが決めやすくなります。
さらに、ターゲットを決定した後で、その人たちがどんな情報を求めているのか、どんな感情で読むのかといったことまで想像してみるのも良いでしょう。

そのあと、使用するソフトを決めます。
マニュアルは、マイクロソフト社のWord、Excel、PowerPointを使用して作成することが多いです。
ただ、マニュアル作成の際には、どれを使用しても良いというわけではありません。
それぞれに、使用に適した場面があるので、一緒に見ていきましょう。

Wordは、テキスト中心のマニュアルを作成するのに向いています。
目次の自動作成機能や、アウトラインという機能を使用することで、文章をより効率的に作成できます。

Excelは表やグラフをたくさん使う場合に適しています。
Excelは特に計算やグラフ作成に強いソフトなので、表やグラフを作成して、そのままマニュアルに挿入できるのはExcelの強みのひとつですね。
Wordよりも自由度が高く、マニュアル作りでよく利用されているソフトのひとつです。

PowerPointはプレゼンテーションをする際によく使用されるソフトです。
WordやExcelとの違いは、デザインに関する機能の豊富さです。
例えば、アニメーションや音声の活用といった、文章以外での表現も可能ですし、図やアイコンの種類も豊富で自由度はかなり高いです。
読みやすくデザイン性の高いマニュアルを作成する際には、使用したいソフトです。

さらに、手順などの内容を記入します。
内容を記入していく際には、最初から細かい注意点などを考えるのではなく、まずは骨組みとなる基本的な部分から作成するべきです。
例えば、出勤のマニュアルであれば、朝出社して何をするのか箇条書きでも良いので、まずは書いてみましょう。
そして、抜けや漏れがないか確認してから、それぞれに肉付けをしていくようにします。
その方が効率よく、しかも最終的に質も高くなります。

そして、手順に目的や理由を添えます。
先ほど記載した手順に理由をつけておくと、読み手が理解しやすくなります。
特に、新卒社員の場合、社会経験が少ないので、ベテラン社員はわかることでも新卒社員には伝わらない可能性があるので注意しましょう。

最後に、表や図を入れて分かりやすくします。
マニュアル作成において、見落としがちですが、見やすさも大切です。
文章だけを羅列するよりも、図や表でまとめられるところはまとめるようにしましょう。
読み手の労力を減らせるだけでなく、理解のしやすさも向上します。