「社内マニュアルの作成を任されたけど、なぜ必要なのか分からない」「大きな会社ではないから社内マニュアルなんて必要ない」
このようにお考えの方はいらっしゃいませんか。
確かに、いま現在マニュアルがない企業の方は、あまりその必要性を感じないかもしれません。
そこで今回は、社内マニュアルの必要性について詳しく解説します。
□社内マニュアルとは
そもそも社内マニュアルには何が書かれているのでしょうか。
「名前は聞いたことあるけど、実は詳しく知らない」という方が多いかもしれません。
マニュアルとは「手順書」のことを指しており、具体的にどんな順番で何をするのかを記載した説明書のようなものです。
つまりマニュアルは、その作業に必要なノウハウを共有する資料と言えるでしょう。
また、リスク管理やコンプライアンスの観点からみても、社内マニュアルは欠かせません。
全体のルールが明文化することで、社内の法令順守を統一できます。
□社内マニュアルにはこんな必要性があります
それでは、社内マニュアルは具体的にどのような必要性があるのでしょうか。
それが分かるポイントを3つにまとめて解説します。
＊業務を標準化する
社員によって仕事のやり方はそれぞれ違います。
とても効率的な社員もいれば、同じ時間を割いても半分程度しか進まない社員もいるでしょう。
そんなときに、効率的な社員を模範とした社内マニュアルがあれば、全体的な業務改善につながります。
また、標準的な方法が示されることによって、社員同士の意思疎通が取りやすくなります。
引継ぎが発生したとしても、スムーズに業務に取り掛かれるでしょう。
＊人材育成をサポートする
新人教育に多くの時間を割いている企業の方も多いのではないでしょうか。
本来なら先輩がついて初めから丁寧に業務を教えたいところですが、先輩にもそう時間があるわけではありません。
こんなときに社内マニュアルがあれば便利ですよね。
これを読んで分からない部分があったら先輩に質問する、という形を取ることで大幅に時間を短縮できます。
このように、社内マニュアルは経験がない社員をある程度のレベルまで引き上げてくれるでしょう。
＊評価の基準ができる
社内マニュアルによって、社員の業務遂行能力がはかりやすくなります。
これは、ある程度業務内容の標準ができることで評価基準が明確になるためです。
例えば、あまり新人教育されなかった人と、しっかり教育に時間を割いてもらえた人がいるとしましょう。
教育された人とされなかった人を比べると、必然的に業務遂行能力に差が生まれることが予想できますよね。
このような状況で不当に個人の能力が評価されるのを防ぐために、社内マニュアルが活用します。
新入社員全員に一定の教育システム受けさせることによって、純粋な能力差がわかり、個人を評価しやすくなるでしょう。
□より良い社内マニュアルを作るために
マニュアルを作る際に、「より詳しく」「より分かりやすく」だけを意識するはあまり良くありません。
主にこれを活用するのは、新人社員や新しくその部署に配属されてきた人たちです。
活用者を想定したマニュアル作りをしましょう。
また、マニュアルは常に更新する必要があります。
日々効率的な業務方法は変わるため、見直しを怠ってはいけません。
見直しのタイミングは、期末期首や半期、四半期といった業務の切れ目がおすすめです。
業務の変革時、月次で少しずつ見直す運用をしてもいいでしょう。
見直しの際は、事業部ごとに丁寧にヒヤリングをして改善点をまとめる必要があります。
その業務は本当に必要か、どの業務にどれだけの時間がかかっているか、業務の役割分担に偏りはないか、などチェックしましょう。
確認する項目は非常に多いですが、この部分がマニュアルを更新する上で最も大切な部分となります。
さらに、品質の良い社内マニュアルを作る上で、その内容もとても重要です。
業務の手順だけでなく、業務を効率的かつミスなく遂行するためのコツを書く必要があります。
また、業務で取り扱うサンプルの記載もしておきましょう。
業務手順に関しては、通常の手順だけでなく、例外的な対応も明記しておかなければ業務に支障をきたす可能性があります。
さまざまなパターンを想定して準備しましょう。
最後に、これらの内容をどのように表現して、どの程度の詳しさで記載するのかを決定してから、作成に取り掛かります。
そうすることによって、マニュアル自体に一貫性が生まれて、その説得力とまとまりが深まるでしょう。
□まとめ
社内マニュアルは業務を円滑に進めるために欠かせないものです。
品質の良い社内マニュアルは、社員の効率的な仕事をサポートしてくれるでしょう。
当社は、これまで数多くの企業の社内マニュアルを作成してきました。
印刷、製本共に自社直営工場のため、低価格高品質を実現しております。
何かお困りのことありましたら、お気軽にご連絡ください。
