社内マニュアルの作り方とは？作成方法とポイントを紹介！

「社内マニュアルの作成を任されたが、どのように作成すれば良いのか分からない」と悩んでいらっしゃる方はいませんか。
そうお悩みの方の中には、一度も作成したことがなく、教えてもらってないため、右も左も分からない方がいらっしゃるでしょう。
そこで今回は、社内マニュアルの作成方法とポイントを紹介します。

□社内マニュアル作成方法について

手順を5つに分けて紹介します。

まず初めに、マニュアルの範囲を決定します。
ここでは、どこまでの業務を取り扱っていくのかを決めていきます。
これを行うことで、テーマがぶれることが少なくなり、まとまった内容が出来上がるでしょう。

どのように範囲を決めたら良いか悩む方がいらっしゃると思います。
そうお考えの方々は、まず初めに、「誰に対して行うのか」「どの業務中に利用するのか」「どのタイミングで利用するのか」など、実際の現場を想像して、明確にしましょう。
それを行うと、自然と範囲が見えてくると思います。

2つ目の工程は、スケジュールの決定です。
スケジュールを立てることで、作成が後回しになるのを防ぐとともに、手伝ってくれる人たちへ迷惑をかける可能性を減らせるでしょう。
ここで大切なのは、繁忙期や、順調に進まなかった時のことを考慮に入れることです。
余裕があるスケジュールを作成すると、期日に間に合わなかったという失敗を防ぐことにつながります。

また、スケジュールを決める際は、時系列に沿って、作業を進められるように決めていきましょう。
時系列に沿ってスケジュールを決めた場合、得たい情報があるときに、ストレスなく簡単に見つけられるでしょう。

3つ目の工程は、構成案と目次を決めることです。
ここで、マニュアルの内容へと入っていきます。
これを行わないと、自分たちの立ち位置を見失うことへ繋がり、冗長な内容になる可能性があります。
何を中心に伝えていきたいかを決め、それに合わせて必要な情報を盛り込むように意識しましょう。

また、一人だけで作成する場合、主観がどうしても入ってしまいます。
それによって、別の大事なところを入れ損ねてしまう可能性があるため、周囲の人に意見を求めることも忘れないようにしましょう。

4つ目の工程は、担当者ごとのタスク分けです。
ここでは、誰にどのタスクをしてもらうかを決めます。
その際、メイン担当者やアシスタントといったように、明確に分ける必要があります。
それをすることで、関わる人が困惑することなく、業務を進められるでしょう。

5つ目の工程は、マニュアルの運用と改善です。
この最後の工程では、実際に運用し、問題を見つけます。
初めから間違いのない完璧なマニュアルはできないでしょう。
発見した問題を徐々に改善し、より分かりやすいマニュアルの完成を目指しましょう。

□意識するポイントについて

意識するポイントを4点紹介します。

＊5W1Hを意識する

マニュアルを作る際には、「誰が」「いつ」「どこで」「何を」「なぜ」「どのように」を意識する必要があります。
分からない問題があった際に、どこを調べて、誰に聞けば良いのかを明確にすることで、スムーズに作成できます。
この考えは、マニュアル作成時に、常に必要であるため、作業ごとに忘れないようにしましょう。

＊全体像を共有しておく

マニュアル作成に関わる人たちと全体像を共有し、立ち位置の確認をしましょう。
これをすることによって、「作業が遅れる際に、どこに影響を及ぼすのか」や「何のために行っているか」など、業務の効率性につながります。
一人で仕切るのではなく、多くの人と協力することで、マニュアルの作成は順調に進むでしょう。

＊起こりうるケースをできるだけ想像しておく

初めてマニュアルを運用すると改善点が出るように、これから先、想定されてないケースに遭遇することは多々あるでしょう。
まだ慣れていないうちは、その問題が多く発生します。
それを防ぐ方法として挙げられるのは、上司に過去の事例を聞いてみることです。
そうすることで、頭で考えつかなかったことを見つけられる可能性があります。